Wenn ein schnell wachsendes Tech-Unternehmen seine Mitarbeitenden wirklich feiern will, landet die Planung oft bei der Person, die gerade Kapazitäten frei hat. Bei Automotus, einem Unternehmen, das städtische Haltezonen digital steuert, fiel diese Aufgabe zum Jahresende auf Kelly Schmandt Ferguson, Chief of Staff. Was danach geschah, zeigt, wie durchdachte Teamentwicklungsplanung ein einfaches Treffen in einen kulturellen Wendepunkt verwandeln kann.
Diese Automotus-Kundenstory spricht viele Unternehmen in Deutschland an. Sie zeigt allgemeingültige Erkenntnisse zu hybrider Arbeit, persönlichem Austausch und den versteckten Kosten, die entstehen, wenn Firmen Firmenveranstaltungen intern organisieren. Ob Sie ein Lean-Startup in Berlin oder ein mittelständisches Unternehmen in München leiten: Die Entscheidungen von Automotus bieten nützliche Lektionen.
Warum Automotus mehr als nur eine Feier brauchte
Automotus arbeitet an der Schnittstelle von Smart-City-Technologie und realer Infrastruktur. Die Lösungen des Unternehmens überwachen und steuern Aktivitäten an städtischen Haltezonen automatisch, was Staus reduziert und Emissionen senkt. Die Arbeit ist technisch anspruchsvoll, deshalb sind die Mitarbeitenden oft mental stark belastet.
Wie viele Firmen stellte Automotus fest: Wenn sich die Kolleginnen und Kollegen persönlich treffen, steigt die Energie. Ideen entstehen spontan, und viele Gespräche, die in Videocalls nicht stattfinden, führen zu echten Fortschritten. Deshalb war das Jahresendtreffen strategisch wichtig und nicht nur eine nette Geste.
Die Herausforderung war nicht die Motivation, sondern die Kapazität. Die Planung eines sinnvollen Startup-Teamevents kann leicht mehr als fünfzig Stunden verschlingen: Anbieterrecherche, Verhandlungen mit Locations, Catering, Transport und Ablaufplanung. Für eine Chief of Staff mit vielen weiteren Aufgaben bedeutete das verlorene Zeit für wichtigere Prioritäten.
Die tatsächlichen Kosten interner Eventplanung
Führungskräfte unterschätzen oft die wahren Kosten einer intern organisierten Offsite-Veranstaltung. Die sichtbaren Kosten sind klar: Anzahlung für die Location, Catering, Aktivitäten. Die unsichtbaren Kosten treffen jedoch härter:
- Zeit für die Recherche nach Anbietern, die ihre Versprechen nicht halten
- lange E-Mail-Ketten mit verschiedenen Kontaktpersonen
- mentale Belastung der Planerin neben anderen Aufgaben
- Risiko eines schlecht getakteten Ablaufs, der Teilnehmende hetzt oder langweilt
- Aktivitäten, die perfekt gewesen wären, aber nie entdeckt wurden
Schmandt Ferguson sah diese Rechnung klar. Die Planung eines herausragenden Teamevents war nicht der beste Einsatz ihrer Kompetenzen. Es brauchte jemanden, der täglich in der Eventwelt arbeitet und passende Anbieter sowie den richtigen Rhythmus für einen entspannten Ablauf kennt.
Daraufhin entschied sich Automotus für die Nutzung der BoomPop-Eventplattform. Dort wurde dem Unternehmen ein Event-Designer zugeordnet, der die Koordination übernahm und dem internen Team ermöglichte, einfach teilzunehmen und das Erlebnis zu genießen.
Die Wahl von Südkalifornien als bewusste Entscheidung
Die Geografie eines südkalifornischen Firmenevents ist nicht nur eine logistische Frage. Der Ort sendet eine Botschaft über Wertschätzung und darüber, was Mitarbeitende gern tun. Für Automotus bot Santa Monica mit der Küste von Malibu eine Mischung aus guter Erreichbarkeit und passender Atmosphäre. Viele Teammitglieder kamen ohne komplizierte Reisepläne an. Das Outdoor-Setting passte zur aktiven Ausrichtung des Teams und verlieh dem Programm natürliche Energie.
Automotus denkt zudem langfristig: Da die Technologie in einzelnen Städten eingesetzt wird, überlegen die Verantwortlichen, künftige Offsites in Märkten abzuhalten, in denen das Produkt bereits läuft. Eine Offsite-Veranstaltung an Orten, an denen das Produkt sichtbar Wirkung zeigt, bringt doppelten Nutzen: Sie dient dem Feiern und dem konkreten Erleben des eigenen Beitrags im Stadtraum. Eine solche Übereinstimmung von Eventgestaltung und Unternehmensmission ist selten und wirksam.
Das PACE-Modell für die Offsite-Planung
Ein nützliches Modell für die Offsite-Planung lässt sich mit PACE zusammenfassen: Purpose, Activity Mix, Connection Moments und Energy Management. Richtig angewendet verhindert es zwei typische Fehler: Veranstaltungen, die wie Meetings mit besserem Essen wirken, und Veranstaltungen, die zu locker sind, um echten Zusammenhalt zu schaffen.
Purpose: Klar definieren, wozu das Treffen dient, bevor ein Veranstaltungsort gebucht wird. Bei Automotus war das Ziel, das Jahr zu feiern, Leistung anzuerkennen und neue Energie für das kommende Jahr zu gewinnen.
Activity Mix: Wettbewerbsorientierte, aktive Elemente mit ruhigeren, reflektierenden Programmpunkten kombinieren. Bei Automotus gehörten Strandvolleyball (energiegeladen), eine Weinberg-Tour in Malibu (ruhig), eine Fahrradtour durch Santa Monica (aktiv, niedriges Stressniveau) und ein moderiertes Wertegespräch (reflektierend) dazu. Jede Aktivität erfüllt eine andere soziale Funktion.
Connection Moments: Freiräume zwischen Aktivitäten schaffen, in denen Beziehungen wachsen können. Diese Pausen sind kein Luxus, sondern essenziell. Schmandt Ferguson stellte fest, dass der lockere Zeitplan genau richtig war: Niemand fühlte sich gehetzt, Übergänge wurden zu Gesprächen und Gespräche zu Verbundenheit.
Energy Management: Den Tagesablauf so staffeln, dass intensive Elemente nicht direkt aufeinanderfolgen und die emotionale Kurve bewusst aufgebaut wird. So bleibt das Team voller Energie statt erschöpft.
Ein realistisches Beispiel
Stellen Sie sich ein zwanzigköpfiges Team aus München vor, das zwei Tage in Los Angeles verbringt. Mit PACE beginnen Sie beim Purpose: Die Serien-A-Finanzierung ist abgeschlossen, nun gilt es, zu feiern, die Ziele für das nächste Jahr abzustimmen und neue Mitarbeitende zu integrieren.
Der Activity Mix könnte so aussehen: Tag eins startet mit einer kooperativen Aktivität (Strandvolleyball oder eine kurze Wanderung), gefolgt von einem privaten Abendessen für intensive Gespräche. Tag zwei beginnt mit einer Werte-Session am Morgen und geht dann in eine entspannte Aktivität über, etwa eine Food-Tour oder ein gemeinsamer Kochkurs, bevor ein gemeinsamer Abschluss bei Sonnenuntergang das Event beendet.
Connection Moments werden durch 30-minütige Puffer geschützt. Energy Management sorgt dafür, dass anspruchsvolle Inhalte am Morgen stattfinden und Abendessen als feierliche Anker dienen.
Dieses Muster war genau das, was das Automotus-Event erfolgreich machte. Es lässt sich auf viele Teambuilding-Formate übertragen, unabhängig von Branche oder Größe.
Typische Fehler bei der Planung
Die Automotus‑Story zeigt auch Fallstricke, in die Unternehmen bei der internen Planung häufig tappen.
Fehler 1: Beeindrucken statt passen
Viele Verantwortliche wählen Aktivitäten, die in der Firmenkommunikation gut aussehen, statt Aktivitäten, die zur Gruppe passen. Eine Weinprobe in Malibu passte zu Automotus. Für ein jüngeres Team in Berlin‑Mitte wäre das nicht automatisch die richtige Wahl. Retreat‑Ideen sollten zur Persönlichkeit der Belegschaft passen, nicht nur auf dem Papier schön wirken.
Fehler 2: Zu wenig Atempausen im Ablauf
Vollgepackte Programme stressen Teilnehmende eher. Der Wert eines Teamevents liegt in nicht durchgeplanten Momenten. Offene Zeitfenster sind kein Fehler, sondern durchdachtes Design.
Fehler 3: Logistik als Ziel betrachten
Erfolg wird nicht allein an perfekten Abläufen gemessen. Pünktliche Shuttles und funktionierende Verpflegung sind nötig, aber das eigentliche Ziel ist, dass Menschen sich einander näher fühlen und motivierter zurückkehren. Logistik ist das Mittel; Verbindung ist das Ziel.
Fehler 4: Wertegespräch auslassen
Viele Teams lassen die Werte‑ oder Ausrichtungseinheit ausfallen, weil sie „wie Arbeit“ wirkt. In einem festlichen Rahmen kann ein offenes Wertegespräch jedoch eines der stärksten Elemente des Events sein. Es zeigt, dass ein Zusammenkommen nicht nur Spaß ist, sondern zu etwas Größerem gehört.
So messen Sie den Erfolg eines Teamevents
Für viele ist die Rechtfertigung eines südkalifornischen Offsites schwer, weil Effekte oft qualitativ und verzögert auftreten. Trotzdem lassen sich Früh‑ und Spätindikatoren messen:
- Engagement: Teilnahmequote an Aktivitäten (Frühindikator). Zufriedenheit 30 Tage nach dem Event (Spätindikator).
- Verbindung: Erkennbare neue bereichsübergreifende Gespräche. Weniger Reibung in der Kommunikation im folgenden Quartal.
- Ausrichtung: Klarheit über die Ergebnisse der Werte‑Session. Einheitlichere Sprache bei teamübergreifenden Entscheidungen.
- Energie: Geäußerte Begeisterung am Ende des Events. Erhöhte Eigeninitiative in den Wochen danach.
Bei Automotus zeigten die unmittelbaren Indikatoren klare Erfolge: positives Feedback, hohe Beteiligung (sogar von Kolleginnen und Kollegen, die vorher nie Volleyball gespielt hatten) und ein spürbarer Schwung für die nächsten Monate.
Lehren für eine hybride Kultur
Die Geschichte von Automotus ist ein Beispiel dafür, was eine gesunde hybride Kultur bedeutet. Schmandt Ferguson arbeitet seit Jahren hybrid und schätzt die Flexibilität, etwa bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Automotus respektiert diese Flexibilität, aber Remote‑First heißt nicht Remote‑Only. Menschen, die gut zusammenarbeiten, wollen sich gelegentlich persönlich treffen.
Für Führungskräfte lautet die Frage nicht „remote oder vor Ort?“, sondern: Welche Aufgaben und Beziehungen brauchen physische Nähe, und wie gestalten wir diese Treffen bewusst? Gut geplante jährliche oder halbjährliche Offsites mit externer Unterstützung sind eine konkrete Antwort.
Logistik delegieren, um Wesentliches zu schützen
Der strategische Kern dieser Automotus‑Story ist einfach: Wer die Inhalte eines Events sinnvoll gestalten soll, ist oft nicht die beste Person für die Logistik. Wenn eine Chief of Staff fünfzig Stunden mit der Koordination verbringt, fehlen diese Stunden dort, wo ihre besondere Expertise nötig ist.
Die Zusammenarbeit mit einem Event‑Design‑Service ermöglichte es Schmandt Ferguson und CEO Jordan Justus, Teilnehmende und Kulturverantwortliche zu sein, statt Veranstaltungsmanager zu werden. Sie konnten Tempo und Prioritäten vorgeben und die Ausführung vertrauensvoll abgeben. Das Ergebnis: ein bewusst gestalteter Ablauf, bei dem das Team erfrischt und nicht nur erleichtert nach Hause fuhr.
Für jede Organisation, die über externe Unterstützung bei Teamevent‑Planung nachdenkt, lässt sich das Argument so zusammenfassen: Der Wert liegt nicht allein in der Eventqualität, sondern darin, dass interne Kapazitäten für Kernaufgaben geschont werden.
Häufige Fragen
Wie früh sollten wir mit der Planung eines zweitägigen Retreats in Südkalifornien beginnen?
Für ein zweitägiges Firmenevent in Südkalifornien mit mehreren Veranstaltungsorten sind sechs bis acht Wochen ein praktikables Minimum. Zwölf Wochen bieten eine bessere Verfügbarkeit der Veranstaltungsorte und mehr Auswahl bei Aktivitäten. Wer mit einem Event‑Designer arbeitet, kann die Recherchezeit deutlich verkürzen.
Welche Aktivitäten funktionieren gut für gemischte Teams?
Gute Teambuilding‑Formate kombinieren mindestens eine körperliche Aktivität mit einem entspannten sozialen Erlebnis. Bei Automotus sorgte die Mischung aus Strandvolleyball, Weinberg‑Tour und Fahrradtour dafür, dass alle einen passenden Einstieg fanden.
Wie rechtfertigen wir die Kosten eines Offsite‑Planungsprozesses?
Stellen Sie die Investition als Schutz von Ressourcen und als Hebel für Ergebnisse dar. Ein durchdachtes Offsite reduziert die Planungsstunden interner Schlüsselpersonen, vertieft Beziehungen und schafft Ausrichtung, für die sonst monatelange Kommunikation nötig wäre. Der Betrag pro Kopf ist oft moderat im Vergleich zum kulturellen Nutzen.
Was ist der größte Unterschied zwischen einer Eventplattform und der internen Planung?
Der zentrale Unterschied ist die Mustererkennung. Interne Planerinnen und Planer organisieren möglicherweise erst ihre zweite Veranstaltung. Ein Spezialist auf einer BoomPop Eventplattform hat Hunderte davon gestaltet. Er erkennt Timing-Fehler im Voraus, kennt verlässliche Anbieter und kann einen Ablauf anhand echter Ergebnisse prüfen.
Wie binden Sie Unternehmenswerte ein, ohne dass es sich wie eine Besprechung anfühlt?
Entscheidend sind Timing und Kontext. Ein Gespräch über Werte im Freien statt im Konferenzraum verändert die Stimmung. Offene, zukunftsorientierte Formate verringern Abwehrhaltung. Bei Automotus war das Gespräch über Werte Teil einer Feier und wirkte dadurch wie eine sinnvolle Reflexion statt wie ein Pflichtprogramm.
Für deutsche Teams, ob in Berlin, Hamburg, Köln oder Stuttgart, gilt: Gutes Offsite‑Design schont interne Kapazitäten, schafft echte Verbundenheit und macht hybride Arbeit nachhaltiger.