Ihr Job ist nicht, Hotels um Antworten zu bitten.
Sie wissen, wie man ein Event konzipiert, einen Sponsor betreut und ein Erlebnis gestaltet. Was Ihnen fehlt, ist die Zeit, Verfügbarkeiten abzufragen, zwölf PDF-Angebote vergleichbar zu machen und Anzahlungen nachzuhalten. Naboo übernimmt diese Ebene. Alles andere bleibt bei Ihnen.
Was ein eigenes Sourcing-Team verändert
bis Sie recherchierte, bepreiste und verhandelte Optionen erhalten
gelistete Partner, plus Sourcing nach Maß
Sourcing-Gebühren, egal wie viele Runden Sie brauchen
lokale Teams auf jedem Markt, auf dem Sie produzieren
Bezahlt werden Sie fürs Konzipieren. Ihre Tage gehen fürs Sourcing drauf.
Der Teil der Arbeit, der Wert schafft (Konzept, Ablauf, Teilnehmererlebnis, Beziehung zum Sponsor), bekommt die wenigste Zeit, weil die Logistik im Vorfeld sie aufbraucht.
| Today | Share of time |
|---|---|
| Venue research | 26% · imposed time |
| Follow ups and quotes | 20% · imposed time |
| Negotiation | 16% · imposed time |
| Admin and invoices | 14% · imposed time |
| Design and event day | 24% · useful time |
| With Naboo | Share of time |
|---|---|
| Brief and decisions | 14% · imposed time |
| Design, experience, production, event day | 86% · useful time |
Imposed time: sourcing, follow ups, admin · Useful time: what you were hired for. Indicative split, yours varies by format.
Gleich vorweg: Wir nehmen nicht Ihren Platz ein.
Das ist die erste Sorge, die Eventmanager äußern, wenn ein Sourcing-Partner ins Spiel kommt. So sieht die Aufteilung tatsächlich aus.
| You keep: the part where your value shows | You delegate: the part that steals your weeks |
|---|---|
| The concept and the creative direction | Venue research and qualification |
| The run of show and the attendee experience | Availability requests and follow ups |
| The final choice of venue and suppliers | Running competition and negotiation |
| Budget arbitration | Harmonising quotes into a comparable format |
| The relationship with the sponsor and stakeholders | Reviewing terms and cancellation clauses |
| Production on the day, if you want it | Contracting with every supplier |
| Your long standing suppliers, if you value them | Deposits, payments and invoices |
Ein anspruchsvolles Briefing verdient mehr als eine Liste mit drei Hotels.
Sie suchen keinen Raum für 80 Personen. Sie suchen eine Location, die den Sinn des Events trägt, in der richtigen Entfernung, mit dem passenden Plenarsaal und Außenflächen, die im September nutzbar sind.
Kriterien, die kein Filter erfasst
Anreisezeit von mehreren Standorten, Raumaufteilung, Kapazität für Breakouts, Barrierefreiheit, die gewünschte Atmosphäre, der Charakter der Location: Diese Kriterien machen den Unterschied, und sie gehören zur Suche dazu.
Außerhalb des Katalogs, wenn nötig
Ist die Location, die Sie brauchen, nicht gelistet, wird sie für Sie gesucht und unter Vertrag genommen, kostenlos. Auch Ihre bewährten Dienstleister können aufgenommen werden, damit Sie weiter mit ihnen arbeiten.
Wo Sie kein Netzwerk haben
Ein Seminar in Lissabon, ein Incentive in Marrakesch, ein Kick-off in Singapur: Ihr gewohnter Ansprechpartner stützt sich auf lokale Teams, die die Locations, die echten Preise und die Zeiträume kennen, die man besser meidet.
Vergleichbare Angebote
Jede Option kommt im selben Format, Zeile für Zeile, mit dem Ausgangspreis des Dienstleisters und dem erzielten Preis. Keine Vergleichstabellen mehr, die Sie bei jedem Projekt von Hand neu bauen.
Eine glaubwürdige Budgetschätzung, schnell
Noch bevor das Sourcing beginnt, erhalten Sie eine Größenordnung auf Basis echter Angebote und der Saison am Zielort. Genug, um intern eine Entscheidung abzusichern, ohne sich festzulegen.
So viele Runden wie nötig
Das Briefing ändert sich, der Sponsor überlegt es sich anders, der Termin verschiebt sich: Wir fangen neu an. Sourcing wird nicht pro Suche abgerechnet, also zählt niemand die Schleifen mit.
Sie verhandeln allein, einmal. Wir verhandeln jeden Tag, überall.
Das Kräfteverhältnis ist ein anderes, wenn hinter dem Gespräch Jahresvolumen und bestehende Rahmenverträge mit Hotelgruppen und Locations stehen.
Sie haben nie nur ein Event am Laufen.
Jedes Projekt hat seinen eigenen Bereich, seinen Thread und seine Historie. Sie wechseln von einem zum nächsten, ohne zwölf E-Mail-Verläufe wieder zu öffnen.
Ein Bereich pro Event
Status, aktuelle Optionen, Angebote, Gespräche, Dokumente: Alles hängt am Projekt und bleibt auch danach zugänglich.
Ein Thread pro Option
Sie stellen Ihre Fragen Location für Location, mit Fotos und Grundrissen im Anhang, statt in einem einzigen Thread, in dem alles verschwimmt.
Teilen mit Ihren Stakeholdern
Laden Sie eine Kollegin, einen Kollegen oder Ihren Sponsor ins Projekt ein, oder exportieren Sie eine PDF-Zusammenfassung, die Sie so im Lenkungsausschuss zeigen können.
Eine Historie, die Sie nutzen können
Was Sie letztes Jahr bezahlt haben, in welcher Location, mit welchem Feedback der Teilnehmer: Das Gedächtnis der Rolle liegt nicht mehr in Ihren persönlichen Ordnern.
Wie weit wir gehen, entscheiden allein Sie.
Manche Eventmanager wollen nur das Sourcing und übernehmen danach selbst. Andere delegieren die Koordination, um sich auf den Inhalt zu konzentrieren. Beides funktioniert, und die Wahl fällt Event für Event.
Die Teilnehmer-App
Jeder Teilnehmer hat seinen eigenen Bereich: Einladung und Antwort, Ernährungswünsche und Barrierefreiheit, Programm Stunde für Stunde, Infos zur Location, Zimmernummer, Reiseunterlagen. Aktualisierungen gehen automatisch raus.
Rooming-Liste und Ernährungswünsche werden an der Quelle erfasst und an die Dienstleister weitergegeben.
Rückmeldungen in Echtzeit verfolgen, ohne manuelles Nachhaken.
Eine Programmänderung geht an alle, ohne über Sie zu laufen.
Genug, um Ihre Arbeit zu verteidigen, mit Zahlen.
Der Teil, der aus Zeitmangel am häufigsten wegfällt, und doch der, der das Budget fürs nächste Jahr sichert.
Feedback der Teilnehmer
Eine Zufriedenheitsumfrage nach jedem Event, zusammengeführt nach Location und Format. Ein konkretes Argument, wenn Sie eine Wahl begründen oder ausschließen müssen.
Budgetabgleich
Geplantes Budget, verhandeltes Budget, tatsächliches Budget, Zeile für Zeile, auf einer einzigen Rechnung. Die Abrechnung wartet nicht mehr auf sechs Dienstleisterrechnungen.
CO2-Bilanz
Berechnet pro Event, mit dem Anteil zertifizierter Dienstleister. Nützlich für Ihre internen Ziele und das Konzernreporting.
Was Eventmanager uns zuerst fragen.
Schlagen Sie mir nicht dieselben Locations vor wie allen anderen?
Der Katalog macht nicht das Sourcing: Er spart Zeit beim ersten Durchgang. Was einen guten Vorschlag von einer Standardliste unterscheidet, ist das Briefing, und dass ein Mensch es vor der Suche mit Ihnen durcharbeitet. Überzeugt Sie keine Option, fangen wir neu an. Und wenn Sie eine bestimmte Location im Kopf haben, sagen Sie es: Wir holen sie für Sie, gelistet oder nicht.
Ich arbeite schon mit Dienstleistern, die ich schätze. Muss ich sie aufgeben?
Nein, oft ist es sogar umgekehrt: Ihre langjährigen Partner können aufgenommen werden, sodass Sie weiter mit ihnen arbeiten, während Verträge, Zahlungen und Rechnungen zentral laufen. Bei Dienstleistern, mit denen Sie schon verhandelt haben, liegt unser Wert nicht im Preis, sondern in der Verwaltung, die wir Ihnen abnehmen.
Meine Events sind individuell. Das passt in keine Plattform.
Die Plattform bündelt Angebote, Gespräche und Dokumente, sie standardisiert Ihr Event nicht. Die Arbeit machen weiterhin Menschen, und das Briefing darf so spezifisch sein wie nötig. Die ehrliche Grenze: Standbau und Messeproduktion sind nicht unser Kerngeschäft. Für diese Formate passt ein spezialisierter Partner besser.
Wie viele Ansprechpartner habe ich?
Eine verantwortliche Person für Sourcing und Verhandlung, Ihr Hauptansprechpartner, der Ihre Anforderungen und Formate mit der Zeit genau kennt. Bei koordinierten Events kommt ein Event-Projektmanager für die Produktion dazu: zwei verschiedene Kompetenzen, bewusst getrennt. Wir versuchen, von Event zu Event dieselben Personen zu halten.
Und wenn alles auf einmal kommt?
Genau dann zählt die Unterstützung: September, Jahresende, Kick-off-Saison. Die Sourcing-Kapazität hängt nicht von Ihrem Kalender ab, also laufen sechs Briefings aus derselben Woche parallel statt in der Warteschlange.
Was kostet das?
Sourcing, Ausschreibung, Verhandlung, Vertragsabschluss und Zahlungsabwicklung werden nicht berechnet. Wir werden von den Dienstleistern bezahlt, in einer Höhe, die wir offenlegen, und sie darf nicht auf Ihren Preis aufgeschlagen werden. Nur die Produktionskoordination hat eine Servicegebühr, die Event für Event festgelegt und nie aufgezwungen wird.
Schicken Sie uns das Briefing, vor dem Sie sich drücken.
Nicht das einfache: das mit den meisten Zwängen. Drei Abfahrtsorte, ein unmöglicher Termin, ein knappes Budget, ein anspruchsvoller Sponsor. An solchen Projekten sollte man uns messen, und Sie sehen das Ergebnis innerhalb von 48 Stunden, ohne Verpflichtung.