Cuando una empresa tecnológica en crecimiento decide premiar a su equipo con una celebración de verdad, la planificación suele recaer en quien tenga un hueco esa semana. En Automotus, que está cambiando cómo las ciudades gestionan la acera y reducen la congestión, esa responsabilidad cayó sobre Kelly Schmandt Ferguson, jefa de gabinete, al final de un año muy exigente. Lo que pasó después muestra cómo una planificación intencionada de un retiro de equipo puede convertir una reunión en un punto de inflexión cultural.
Esta historia de cliente de Automotus tiene lecciones válidas más allá de una salida navideña. Saca a la luz verdades sobre el trabajo híbrido, la conexión presencial y el coste oculto de gestionar eventos corporativos por tu cuenta. Si tú diriges una startup ajustada o una organización mediana con equipos distribuidos, las decisiones de Automotus te ofrecen enseñanzas prácticas.
Por qué Automotus necesitaba algo más que una fiesta
Automotus opera en la intersección entre la tecnología de ciudades inteligentes y la infraestructura urbana real. Sus soluciones monitorizan y gestionan la actividad en la acera de forma automática, reduciendo emisiones y alivianando atascos en áreas metropolitanas densas. El trabajo es inconmensurablemente técnico y con mucha carga cognitiva para la plantilla.
Como suele ocurrir, Automotus había desarrollado una cultura remote-first antes de darse cuenta de que eso no bastaba para mantener la cohesión del equipo. Cuando el grupo se reunía en persona, la energía subía, las ideas fluían y la gente volvía con el sentido de propósito intacto. Conversaciones espontáneas que no surgen en reuniones por videollamada generaban pequeños avances. Esa observación transformó las reuniones de fin de año de un gesto agradable a una prioridad estratégica.
El problema no era la motivación, sino la capacidad. Planificar un retiro de equipo para una startup a escala consume fácilmente más de cincuenta horas si incluyes búsqueda de proveedores, negociación de espacios, coordinación del cátering, transporte y secuenciación de actividades. Para una jefa de gabinete con responsabilidades en expansión, son cincuenta horas que restan a tareas de mayor impacto.
El coste real de organizar un evento corporativo por tu cuenta
Los responsables de equipo suelen subestimar el coste real de planificar un offsite internamente. Los costes visibles son evidentes: fianzas de local, facturas de cátering, tarifas de actividades. Los costes invisibles son los que sorprenden.
- Horas buscando proveedores que pueden no cumplir lo prometido
- Interminables cadenas de correo con varios contactos de distintos negocios
- La carga mental que arrastra el responsable entre tareas
- Riesgo de un ritmo mal medido que deja a la gente acelerada o aburrida
- Oportunidades perdidas para actividades perfectas que nunca llegaron a encontrarse
Schmandt Ferguson tenía claro que planear una salida corporativa memorable no era el mejor uso de su tiempo en ese momento. El equipo necesitaba a alguien que viviera la logística a diario, que tuviera relaciones con proveedores y experiencia para diseñar un programa que respirara.
Por eso Automotus recurrió a la plataforma de eventos BoomPop, donde les asignaron un diseñador de eventos dedicado que asumió la carga de coordinación y permitió al equipo limitarse a disfrutar de la experiencia que habían encargado.
La elección de la Costa del Sol como decisión estratégica
Elegir la ubicación para un retiro corporativo no es solo logística: transmite valores, demuestra que la empresa invierte en su gente y que entiende lo que disfrutan. Para Automotus, áreas como la Costa del Sol (Málaga y alrededores) ofrecieron accesibilidad y ambiente que un centro de congresos no puede igualar. La mayoría del equipo llegaba sin complicaciones y el entorno exterior se adaptaba a un grupo activo. Además, el escenario aporta energía natural que muchos espacios interiores tienen que forzar.
Hay también una estrategia geográfica de largo plazo. Como Automotus despliega su tecnología en ciudades concretas, sus responsables han comenzado a pensar en celebrar futuros eventos en esos mismos mercados. Un offsite en una ciudad donde el producto ya funciona ofrece un doble valor: celebración y la posibilidad de ver en primera persona el impacto del trabajo en calles reales. Esa alineación entre diseño del evento y misión es rara y potente.
El marco PACE para diseñar experiencias offsite
Un modelo útil para planear retiros de empresa es el marco PACE: Propósito, Actividades, Conexiones y Energía. Bien aplicado evita dos fallos comunes: eventos que parecen reuniones con mejor comida y eventos tan desestructurados que no generan vínculo.
Propósito significa definir para qué sirve la reunión antes de reservar nada. ¿Celebrar? ¿Alinear estrategia? ¿Integrar nuevas incorporaciones? En el caso de Automotus, el objetivo fue celebrar el cierre de año, reconocer logros y recuperar impulso para lo que viene.
Actividades conviene combinar opciones competitivas o enérgicas con otras más tranquilas y sensoriales. El programa de Automotus incluyó voleibol en la playa (actividad intensa y competitiva), una visita a un viñedo en la provincia de Málaga (relajada y sensorial), un paseo en bici por el paseo marítimo y una conversación estructurada sobre valores (reflexiva y con mirada al futuro). Cada actividad cumple una función social diferente.
Conexiones son los espacios en blanco entre actividades donde se construyen relaciones. Se suelen subestimar. Al principio la agenda pareció demasiado abierta, pero esa soltura fue exactamente lo que funcionó: nadie se sintió presionado y las transiciones se convirtieron en conversaciones auténticas.
Energía es ordenar el día para evitar acumular momentos de alta intensidad y para que el arco emocional del evento tenga sentido, no que todo se agote por falta de ritmo.
Aplicando PACE: un escenario realista
Imagina un retiro de veinte personas en la provincia de Barcelona con dos días disponibles. Con PACE, comienzas fijando el Propósito: la empresa acaba de cerrar una ronda y quiere celebrar, alinear prioridades para el año y ayudar a las nuevas incorporaciones a conectar con las veteranas.
La Actividad se diseña para cumplir ese objetivo. El primer día arranca con un reto físico colaborativo (voleibol de playa o una ruta de senderismo) que rebaja jerarquías y crea memoria compartida. Por la noche, una cena privada lo deja todo para la conversación. El segundo día comienza con una sesión estructurada sobre valores o metas, continúa con una actividad ligera como un recorrido gastronómico por el casco antiguo o un taller de cocina y termina con una puesta de sol donde no se pide nada más que presencia.
Protege las Conexiones dejando treinta minutos entre actividades sin rellenar con tareas. Y gestiona la Energía situando la sesión estratégica por la mañana, cuando las cabezas están frescas, y la celebración por la tarde-noche, cuando la expectación es mayor.
Esta arquitectura es la que hizo funcionar el evento de Automotus y puede adaptarse a casi cualquier actividad de team building, sea cual sea el sector o el número de personas.
Errores frecuentes al planear un retiro corporativo
La experiencia de Automotus también deja ver trampas habituales cuando se planifica sin apoyo especializado.
Error 1: buscar impactar más que conectar
Hay presión por escoger actividades que queden bien en el boletín interno en vez de actividades que encajen con la personalidad del equipo. Una cata de vinos en la Axarquía puede encajar con un equipo como el de Automotus; para otro grupo más joven o con menos afinidad por el vino puede resultar forzado. Las ideas para retiros deben filtrarse por lo que realmente les gusta a las personas, no por lo que parece aspiracional en papel.
Error 2: no dejar aire en la agenda
Muchos offsites están tan apretados que el final deja a la gente más estresada que al inicio. El instinto de aprovechar cada minuto es comprensible pero contraproducente: el valor del evento corporativo está en los momentos no guionizados, y esos requieren espacio. Dejar margen no es pérdida de tiempo, es diseño sofisticado.
Error 3: confundir la logística con el objetivo
Planificar internamente suele medirse por si todo funcionó técnicamente: el autobús llegó, el cátering fue correcto, el equipo audiovisual no falló. Son necesarios, pero son la base. La meta es que la gente se vaya más unida y con ganas de trabajar. La logística es el medio; la conexión, el fin.
Error 4: prescindir de la conversación sobre valores
Automotus dedicó un espacio para revisar y afinar sus valores. Muchas empresas lo obvian porque da pereza, pero insertado en un contexto festivo puede convertirse en uno de los momentos más potentes. Señala que la reunión no es solo diversión, sino que está ligada a algo mayor.
Cómo medir el éxito de un retiro de equipo
Una dificultad habitual al justificar un retiro corporativo es medir el retorno. A diferencia de una campaña comercial, los beneficios son en gran parte cualitativos y tardan en manifestarse. Aun así, se pueden combinar indicadores anticipados y posteriores en tres dimensiones:
- Compromiso: indicador anticipado — participación en actividades; indicador posterior — puntuaciones de satisfacción 30 días después.
- Conexión: indicador anticipado — nuevas conversaciones transversales observadas; indicador posterior — reducción de fricciones de comunicación en el trimestre siguiente.
- Alineación: indicador anticipado — resultados claros de la discusión sobre valores; indicador posterior — lenguaje común en la toma de decisiones entre equipos.
- Energía: indicador anticipado — entusiasmo expresado al cierre del evento; indicador posterior — iniciativa y esfuerzo discrecional en las semanas siguientes.
En Automotus los indicadores inmediatos fueron evidentes: feedback positivo generalizado, alta participación incluso de quienes nunca habían jugado al voleibol, y un sentido real de impulso colectivo. Los indicadores posteriores se verían en los meses siguientes, pero la base ya estaba puesta.
Qué enseña este enfoque sobre la cultura híbrida
Esta historia también ilustra lo que requiere una cultura híbrida saludable. Schmandt Ferguson valora mucho la flexibilidad del trabajo remoto, sobre todo como persona con responsabilidades familiares. En Automotus la flexibilidad se respeta en serio, no como un apaño.
Pero remote-first no significa remote-only. La decisión de abrir una oficina física o de reunirse ocasionalmente responde a algo simple: cuando la gente tiene la elección, la mayoría quiere compartir espacio de vez en cuando. El offsite acelera la profundidad relacional que hace que la colaboración remota funcione mejor y dure más.
La pregunta para los líderes no es «¿remoto o presencial?», sino «¿qué trabajo y qué conexiones requieren proximidad física y cómo lo diseñamos?». Offsites anuales o semestrales, pensados con especialistas en logística de eventos, responden a esa pregunta con hechos, no con palabras.
Delegar la logística para proteger lo importante
La idea central es sencilla: quienes generan significado en un evento no son, por lo general, quienes mejor gestionan la logística. Cuando una jefa de gabinete dedica cincuenta horas a coordinar proveedores, deja de aplicar su criterio a tareas que sí requieren su experiencia.
Contratar un servicio de diseño de eventos permitió a Schmandt Ferguson y al CEO Jordan Justus participar como anfitriones y cuidadores de la cultura en lugar de organizadores. Pudieron orientar el ritmo y las prioridades y confiar la ejecución a manos expertas. El resultado fue una agenda intencionada sin sensación de control exagerado, y un equipo que se fue renovado, no aliviado porque había terminado.
Si estás valorando externalizar la planificación de retiros, este es el argumento más claro: no solo mejora la calidad del evento, también protege la capacidad organizativa al permitir que especialistas absorban la complejidad.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánto tiempo de antelación debemos empezar a planear un retiro en España?
Para un retiro de dos días con actividades en varios lugares, lo habitual es contar con entre seis y ocho semanas como mínimo; doce semanas mejoran la disponibilidad de locales y la selección de actividades. Trabajar con un diseñador de eventos puede comprimir ese calendario al eliminar por completo la fase de búsqueda de proveedores.
¿Qué actividades funcionan para equipos con distintos niveles de experiencia?
Los mejores team building combinan al menos una opción física con otra más relajada, de modo que personas con distintos niveles de forma o preferencias sociales puedan brillar. El enfoque de Automotus —voleibol en la playa, visita a un viñedo y paseo en bici— ofreció múltiples puntos de entrada y permitió que tanto quienes jugaban habitualmente como los novatos participaran sin presión.
¿Cómo justifico el coste de un offsite ante la dirección?
Enmarca la inversión por lo que protege y genera: reduce las horas de planificación que consumen personal de alto coste, profundiza las relaciones que mejoran la colaboración remota y crea alineación que suele costar meses lograr por canales normales. El coste por persona suele ser moderado frente al retorno cultural.
¿Cuál es la mayor diferencia entre usar una plataforma de eventos y planear internamente?
La diferencia clave es el reconocimiento de patrones. Un organizador interno diseña su segundo o tercer evento; un especialista en una plataforma como BoomPop ha diseñado cientos. Saben detectar errores de ritmo antes de que ocurran, conocen proveedores fiables y pueden poner un itinerario a prueba contra resultados reales, no solo hipótesis.
¿Cómo incorporamos valores sin que parezca una reunión de trabajo?
El cuándo y el cómo importan. Sitúa la conversación sobre valores en un entorno relajado al aire libre en vez de una sala de juntas. Mantén la sesión abierta y orientada al futuro en lugar de evaluativa. Automotus trató esa conversación como un momento dentro de una celebración más amplia, y así pasó a ser reflexión significativa en vez de obligación.
Si tú estás organizando el próximo retiro para tu equipo en Madrid, Barcelona, Valencia, Sevilla o el País Vasco, aplica el marco PACE, protege la capacidad interna y piensa en el lugar como parte del mensaje: el escenario cuenta tanto como el programa.