Organisez leséminaire idéal

Bien entendu, dès lors que l’on envisage d’organiser un séminaire de plusieurs jours réunissant des collaborateurs, l’aspect logistique est crucial. 

L’hébergement, la restauration et le transport figurent ainsi parmi les facteurs clés d’organisation d’un séminaire réussi. Or, chacun d’entre eux peut être adapté sur-mesure aux besoins ainsi qu’aux contraintes de l’entreprise. 

Concernant l’hébergement, des chambres partagées seront plus abordables que des chambres individuelles, réduisant l’enveloppe budgétaire supportée par l’entreprise. A contrario, des chambres individuelles haut de gamme permettent d’envoyer un message privilégié. 

Concernant la restauration, un séminaire peut inclure une simple livraison de courses avec une préparation des repas devant être assurée par les participants, ou bien la présence d’un chef à domicile. Il en va de même pour la question du transport, qui varie énormément suivant la localisation du séminaire ainsi que le nombre de participants. 

Ce qu’il faut retenir, c’est qu’une préparation minutieuse de chaque aspect logistique en amont du séminaire permet de s’offrir une certaine sérénité d’esprit tout en assurant le bon déroulement de l’évènement.  

Il est rare qu’une entreprise soit dotée d’un budget illimité pour l’organisation de son séminaire. Dès lors, il est indispensable de fixer un budget propre à l’organisation du séminaire, ce budget devant être aussi réaliste que possible. 

C’est justement là que les étapes précédentes trouvent tout leur sens. À partir du nombre de participants, des objectifs du séminaire ainsi que de sa durée, l’entreprise pourra déterminer un budget approximatif pour son évènement. Il est primordial que ce budget soit réaliste du point de vue des moyens financiers de l’entreprise mais également du nombre de participants et des objectifs du séminaire. 

À partir de ce budget, le lieu réservé pour la tenue du séminaire ainsi que les différents facteurs logistiques pourront être choisis avec assurance tout en s’assurant la maîtrise du coût total de l’évènement.

« La localisation fait tout ». On entend régulièrement cette phrase dans le secteur de l’immobilier, or elle est également très pertinente en matière d’organisation de séminaires. 

Le lieu devant assurer l’accueil du séminaire a une importance à part entière car il donnera le ton de l'événement, délimitera le confort ainsi que les critères logistiques mis à disposition des participants, et bien sûr influencera les activités disponibles ou non. Il est primordial de vérifier le nombre de lits à disposition ou encore la présence de salles de réunion si nécessaire.

Les domaines de grande capacité sont parfaits lorsque le nombre de participants est élevé, que des infrastructures et activités originales telles qu’une piscine extérieure, du paddle ou un terrain de badminton sont attendus, sans la nécessité d’avoir une connexion internet d’excellente qualité. Si vous êtes plutôt intéressé par un gîte de caractère à proximité de Paris ou au contraire par un chalet au pied des pistes, nos listings de biens sauront vous apporter le lieu d’exception tant recherché. 

Afin que le séminaire puisse se dérouler de manière fluide tout en minimisant les mauvaises surprises, l’idéal reste de préparer un planning détaillé en amont. 

Heure d’arrivée des participants, répartition des chambres, moments dédiés à du travail collaboratif puis à des activités, temps off, restauration … L’idée est de déterminer un planning détaillé à la fois performant et équilibré entre les moments de travail effectif et les moments informels. 

Une erreur souvent commise : ne pas prendre en compte le « temps logistique ». Organiser par avance les plages horaires dédiées aux moments professionnels et de détente ainsi que leur format est un bon début, toutefois les contraintes logistiques doivent également être prévues. Les heures d’arrivée des participants peuvent être variables suivant la provenance de chacun, et le système de restauration doit être calibré et les heures de repas prévues. 

Suivant les objectifs attribués au séminaire, les notions de travail collaboratif et d’esprit d’équipe devront être plus ou moins stimulées. Il s’agit de créer un contexte à la fois professionnel et convivial favorisant la collaboration des participants en vue d’atteindre les objectifs déterminés (bilan de l’année écoulée, résolution des points faibles de chacun, brain storming de rentrée pour préparer l’année à venir). 

Un séminaire permet de réunir l’ensemble des collaborateurs dans un endroit inédit extérieur au cadre de travail habituel, soit dans une nouvelle atmosphère. Un séminaire réussi implique ainsi de parvenir à sortir des codes traditionnels de l’entreprise et des tâches de chacun pour davantage inciter au travail collaboratif, au partage entre collègues, aux discussions constructives, et in fine à une amélioration de l’esprit d’équipe. 

Les objectifs du séminaire pourront être atteints et le fonctionnement ultérieur de l’entreprise en sera renforcé et plus performant.  

Au-delà des réunions, sessions de brain storming et autres moments de travail collaboratif, il est fondamental de fournir un certain équilibre aux participants. Un séminaire uniquement composé de sessions de travail ne leur permettra pas de sentir de réelle différence avec leur cadre de travail habituel, le fait d’être dans un lieu d’exception n’étant pas suffisant pour cela. 

Avec des moments professionnels à répétition, vous risquez au contraire d’épuiser et de frustrer les participants. Tout l’intérêt d’un séminaire réussi consiste ainsi à leur offrir des moments de travail alternés avec des activités insolites faisant remonter leur niveau d’adrénaline tout en améliorant la communication entre eux. Il peut s’agir d’activités ludiques, d’animations en soirée ou de véritables activités de team building durant lesquelles les participants pourront en apprendre davantage sur eux-mêmes ainsi que sur les autres. 

Dernier élément fondamental à intégrer au planning d’un séminaire : les moments de détente.

Moments informels, de relaxation, temps off, temps libre, il y a de nombreuses manières de les nommer. Toutefois, ils renvoient tous à la même chose : des moments durant lesquels les enjeux professionnels seront mis de côté pour être remplacés par des instants appartenant entièrement aux participants. 

Ce type de moment ne faisant l’objet ni de sessions de travail ni d’activités de groupe sont d’une importance capitale pour ressourcer les participants. Les corps et les esprits opèrent ainsi une sorte de « reset », ce qui participe à améliorer leur concentration et leur créativité lors des prochaines sessions de travail en groupe.

Enfin, abordons la dernière astuce pour un séminaire réussi : la communication post-séminaire. 

Le fait que le séminaire touche à sa fin ne signifie pas que les participants et l’entreprise vont revenir à leur fonctionnement normal comme si de rien n’était. Afin d’optimiser les effets du séminaire et sa plus-value, il est indispensable d’assurer une communication post-séminaire reprenant le déroulement de ce dernier, les objectifs ayant pu être atteints grâce à lui ainsi que la nouvelle dynamique instaurée an sein de l’entreprise.