Bedrijfsevenementen, zoals jaarlijkse verkoopdagen of directieoverleggen buiten de eigen locatie, zijn een onderdeel van de bedrijfsvoering. Het organiseren van een evenement ver van het eigen kantoor vraagt om kennis van logistiek, lokale leveranciers en regelgeving. Een specialistische partner kan hierbij van waarde zijn.
Een destination management company (DMC) is een organisatie die expertise, middelen en logistiek beheer levert voor evenementen, vergaderingen en activiteiten op een specifieke locatie. Een DMC regelt plaatselijke zaken die een intern team of algemene evenementenplanner niet kan organiseren. Dit helpt bij het benutten van het budget en de tijd van het team.
Voor organisaties die evenementen of internationale bijeenkomsten plannen, is kennis over de samenwerking met een DMC nuttig. Hieronder staan tien feiten die organisatoren kunnen helpen bij de inzet van een DMC.
De rol van destination management
DMC's regelen meer dan alleen boekingen en uitvoering. Ze kunnen ter plaatse een verlengstuk zijn van het planningsteam. Voor teams die te maken hebben met veel medewerkers en reisbehoeften, biedt een DMC gerichte service op locatie. Dit helpt bij een soepele uitvoering van evenementen.
Vijf aandachtspunten voor een samenwerking met een DMC
Het kiezen van de geschikte DMC vraagt om een zorgvuldige afweging. De volgende vijf punten kunnen helpen bij de beoordeling:
- Operationele ervaring: Ervaring met evenementen van vergelijkbare grootte en in dezelfde sector.
- Dienstenpakket: Het aanbod, van vervoer tot het regelen van activiteiten.
- Financiële transparantie: Duidelijke prijsmodellen zonder verborgen kosten of prijzen die later oplopen.
- Werkwijze: Hoe de manier van werken en de reactiesnelheid van de DMC passen bij de eigen bedrijfscultuur.
- Leveranciers: De omvang en de selectie van het lokale netwerk aan leveranciers en de controles die de DMC uitvoert.
Door een partner op deze punten te beoordelen, kunnen organisaties een samenwerking opzetten die verder gaat dan alleen prijsvergelijking.
1. Lokale kennis helpt bij de planning
Een destination management company heeft kennis van de lokale omgeving. Dit gaat verder dan wat in toeristische gidsen of online staat. Zij weten bijvoorbeeld van drukke verkeersmomenten (zoals in de Randstad), plaatselijke vergunningsvereisten, leveranciers die passen bij het seizoen en regionale gewoonten die van invloed kunnen zijn op een evenement in bijvoorbeeld Utrecht of Amsterdam.
Betekenis hiervan: Deze kennis zorgt ervoor dat planningsteams geen maanden hoeven te besteden aan onderzoek en onderhandelingen. In plaats van te communiceren met meerdere plaatselijke leveranciers in een onbekende stad, werkt het interne team samen met de DMC. De contacten van de DMC zorgen voor kortere doorlooptijden en voorwaarden die voordelig kunnen zijn. Dit vermindert de werklast voor de planners.
2. DMC's kunnen kosten besparen
Organisaties denken soms dat een DMC een extra kostenpost is. Een DMC kan echter leiden tot kostenbesparing. Door hun inkoopkracht en contracten met locaties, hotels en vervoersbedrijven, kunnen zij prijzen regelen die voor individuele bedrijven lastig te verkrijgen zijn. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor conferentielocaties in Rotterdam of hotels in de provincie Brabant.
Toepassing: Bij het beoordelen van offertes is het van belang verder te kijken dan de servicekosten. Vraag om een overzicht van de kosten van leveranciers voor en na inzet van de DMC. Als een DMC 15% bespaart op zaalhuur en 10% op lokaal vervoer, kan de servicevergoeding zichzelf terugverdienen. Dit kan leiden tot een beter financieel resultaat.
3. Risicobeperking als onderdeel van de dienstverlening
Bedrijfsevenementen brengen risico’s met zich mee, van de veiligheid van deelnemers tijdens activiteiten tot geschillen met leveranciers. DMC's helpen bij het afdekken van risico's. Zij zijn op de hoogte van lokale verzekeringseisen, regionale aansprakelijkheidswetten en zorgen ervoor dat gecontracteerde leveranciers aan de normen voldoen.
Operationeel aspect: Controleer bij de selectie van een partner de protocollen voor crisisbeheer. Een DMC met veel ervaring heeft gedocumenteerde noodplannen, alternatieve leveranciers voor technische problemen en procedures voor medische noodgevallen. Dit helpt bij de continuïteit tijdens het evenement.
4. DMC's regelen meer dan hotels en vluchten
Reisbureaus boeken tickets en kamers, een destination management company beheert de uitvoering ter plaatse. Dit omvat onder meer vervoer van en naar de luchthaven voor grote groepen, regelen van privévervoer, coördinatie van evenementvoertuigen en transferschema's tussen locaties in bijvoorbeeld Den Haag of Eindhoven.
Logistiek aspect: Voor een incentivereis met meerdere groepen die op verschillende tijden aankomen en aan diverse dagelijkse activiteiten deelnemen, kan een DMC de bewegingen zonder problemen organiseren. Deze mate van controle is een aspect van de dienstverlening van een DMC.
5. Bedrijfsdoelen vertalen naar lokale ervaringen
Een bedrijfsuitje kan activiteiten omvatten die bijdragen aan de bedrijfscultuur en doelstellingen. DMC's kunnen activiteiten regelen die verder gaan dan toeristische uitjes. Ze kunnen culturele programma's, teamuitjes of lokale workshops organiseren die passen bij de locatie en de bedrijfsdoelstellingen. Denk aan een bezoek aan een molen in Kinderdijk of een workshop Delfts blauw schilderen.
Voorbeeld: Als het doel is om samenwerking te bevorderen, kan een DMC een kookworkshop organiseren met regionale gerechten, zoals Zeeuwse mosselen of Limburgse vlaai, in plaats van een algemeen klimparcours. Deze aanpak kan de betrokkenheid van deelnemers verhogen.
6. Locaties zoeken en controleren
Een locatie vinden kan eenvoudig lijken; de geschikte locatie vinden is lastiger. DMC's hebben databases met lokale voorzieningen, inclusief plekken die niet op gangbare boekingssites staan. Denk aan een boerderij in de Achterhoek voor een kleinschalig evenement of een voormalige fabriek in Tilburg voor een grotere bijeenkomst. Ze stemmen de ruimte af op de technische en capaciteitsbehoeften van het evenement.
Belangrijk punt: Wanneer u uw wensen aan een DMC doorgeeft, let dan niet alleen op het aantal deelnemers, maar ook op de benodigde infrastructuur (bijvoorbeeld specifieke audio/visuele apparatuur, aparte vergaderruimtes, een stabiele internetverbinding). De voorstellen van de DMC moeten laten zien dat zij deze operationele behoeften begrijpen en dat hun selectie verder gaat dan alleen uitstraling.
7. Hulp ter plaatse: één aanspreekpunt
Een voordeel van een destination management company is de aanwezigheid van medewerkers tijdens het evenement. Dit team ter plaatse begeleidt de uitvoering, controleert leveranciers, lost direct problemen op en fungeert als één aanspreekpunt voor het interne planningsteam.
Voordeel voor het interne team: Deze opzet zorgt ervoor dat het interne evenemententeam, HR-afdeling of directiesecretaresses zich kunnen richten op de ervaring van de deelnemers. Ze kunnen zich concentreren op netwerken, teamactiviteiten en de inhoud van het evenement, terwijl de logistieke zaken zijn geregeld.
8. Leveranciers beheren en controleren
Een bedrijfsuitje vraagt om coördinatie van catering, entertainment, aankleding, beveiliging en technische ondersteuning. Het beheren van meerdere contracten en contactpersonen kost tijd. Een DMC bundelt deze diensten onder één contract en controleert de kwaliteit van elke leverancier.
Aandachtspunt: Soms proberen teams de door de DMC geselecteerde leveranciers te gedetailleerd te sturen. De ervaring van de DMC is van belang; de kwaliteit van hun netwerk is een onderdeel van hun reputatie. Als u de DMC vertrouwt, kunt u ook de door hen geselecteerde leveranciers vertrouwen.
9. Samenwerking met een DMC: de werkwijze
Naast logistieke kennis zijn een vergelijkbare werkwijze en communicatie belangrijk voor een samenwerking. De DMC vertegenwoordigt het bedrijf en de waarden ter plaatse. De professionaliteit, reactiesnelheid en aanpak bij problemen moeten passen bij de identiteit van het bedrijf.
Beoordelen van de werkwijze: Let tijdens de eerste gesprekken op de frequentie van communicatie, voorgestelde oplossingen voor mogelijke problemen en de snelheid waarmee zij inspelen op nieuwe informatie. Een goede aansluiting vermindert misverstanden en bevordert de samenwerking.
10. De inzet van een DMC bij verschillende evenementen
DMC's zijn niet alleen voor grote, internationale congressen. Of u nu een klein directieoverleg, een verkoopdag of een grote incentivereis plant, de taak van de DMC blijft hetzelfde: het verminderen van lokale risico's en het verhogen van de efficiëntie. Ook kleinere organisaties kunnen een DMC inzetten voor het vinden van locaties en logistieke zaken zoals lokaal vervoer, zelfs als de inhoud intern wordt beheerd. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn voor een bedrijfsborrel in een bijzondere locatie in Amsterdam of een teamuitje in de Utrechtse Heuvelrug.
De grootte van het evenement: Zorg bij het starten van een samenwerking dat de DMC geschikt is voor het verwachte bereik van uw evenement. Een bedrijf dat alleen congressen voor 5.000 personen organiseert, is mogelijk te groot voor een bijeenkomst van 50 personen, en andersom. Zoek een partner wiens ervaring past bij de schaal van uw organisatie.
Veelvoorkomende misvattingen over DMC's
Fout 1: De DMC zien als alleen administratieve ondersteuning
DMC's zijn niet alleen administratieve medewerkers; ze adviseren ook. Als u hen een lijst geeft zonder de bedrijfsdoelen uit te leggen (bijvoorbeeld: "We willen meer betrokkenheid dan vorig jaar," of "We moeten de reistijd verkorten"), kunnen zij hun diensten niet goed afstemmen. Deel het doel van het evenement, zodat de DMC hun lokale kennis kan gebruiken om suggesties voor verbetering en efficiëntie te doen.
Fout 2: De communicatiestructuur niet vastleggen
Onduidelijkheid over wie met wie communiceert, kan leiden tot problemen. Voordat de planning begint, is het van belang om een vast contactpersoon aan te wijzen, zowel bij het bedrijf als bij de DMC. Dit voorkomt dubbele taken, onduidelijkheid over goedkeuringen en vertragingen bij beslissingen, zeker bij tijdsverschillen.
Succes en rendement van een DMC-samenwerking meten
1. Efficiëntie (tijd en arbeidsbesparing)
Meet de uren die intern personeel heeft bespaard door taken zoals locatierecherche, leveranciersonderhandelingen en contractbeoordeling uit te besteden. Een DMC kan de interne planningstijd met 30% of meer verkorten. Deze bespaarde tijd kan worden ingezet voor inhoudelijke zaken of de opvolging na het evenement.
2. Financieel resultaat (kosten vermijden)
Succes meet u aan de totale kosten van het evenement vergeleken met de geschatte kosten als het bedrijf alle logistiek zelf zou regelen. Dit omvat besparingen door onderhandelde leverancierscontracten en het voorkomen van boetes door het niet nakomen van lokale regels, die de DMC heeft geregeld.
3. Risico- en nalevingsdossier (uitvoering zonder problemen)
Een duidelijke maatstaf voor het succes van een DMC is het uitblijven van grote logistieke problemen of nalevingskwesties. Houd indicatoren bij, zoals het aantal vertragingen in het vervoer, onverwachte annuleringen van leveranciers of problemen met regelgeving. Een samenwerking die goed verloopt, minimaliseert deze knelpunten. Dit draagt bij aan een goede ervaring voor de deelnemers.
Naboo over evenementenstrategie
Bedrijfsevenementen zijn een onderdeel van de ervaring van medewerkers en dragen bij aan de bedrijfscultuur. Door samen te werken met een destination management company zorgen organisaties ervoor dat geografische afstanden de kwaliteit of de doelstelling van hun bijeenkomsten niet beïnvloeden. De lokale kennis van een DMC maakt interne middelen vrij. Deze middelen kunnen dan worden ingezet voor de menselijke aspecten van het evenement: samenwerking, doelen stellen en betrokkenheid. Deze manier van werken zorgt voor een goede uitvoering, waardoor het team de voordelen van hun investering kan benutten.
Veelgestelde vragen
Welke criteria zijn van belang bij het vergelijken van DMC's?
Let op hun portfolio, specifiek op evenementen die vergelijkbaar zijn in uw sector en omvang. Beoordeel de transparantie van hun prijsstructuur, controleer de omvang van hun lokale leveranciersnetwerk en vraag referenties op van eerdere klanten om de reactiesnelheid en betrouwbaarheid te beoordelen.
Wat is het verschil tussen een DMC en een standaard evenementenplanner?
Een evenementenplanner richt zich op het concept en de agenda, terwijl een DMC gespecialiseerd is in de logistieke uitvoering en het beheer ter plaatse voor de specifieke locatie. DMC's hebben toegang tot lokale contacten en de mogelijkheid om leverancierscontracten af te sluiten, wat algemene evenementenplanners vaak missen.
Is samenwerken met een DMC kosteneffectief voor kleine bedrijfsuitjes?
Ja. Ook voor kleine groepen bieden DMC's lokale kennis die risico's vermindert en tijd bespaart. Hun toegang tot onderhandelde prijzen voor kleinschalig vervoer en kleinere locaties kan de beheerkosten vaak compenseren. Dit kan bijdragen aan een betere ervaring.
Wat is het belangrijkste operationele aspect dat een DMC regelt?
Het belangrijkste operationele aspect is de coördinatie en het beheer van vervoer. Het regelen van tijdig, veilig en efficiënt vervoer van deelnemers tussen luchthavens, hotels en evenementlocaties in een onbekende omgeving is een ingewikkelde taak. Dit heeft invloed op de ervaring van de deelnemers en het verloop van het evenement.
Als mijn interne team ervaring heeft, waarom heb ik dan nog een DMC nodig?
Zelfs teams met veel ervaring missen de lokale kennis en de onderhandelingspositie van een specialistische DMC. De DMC biedt hulp bij risicobeheer en leverancierscontrole ter plaatse. Dit zorgt ervoor dat uw interne team zich kan richten op belangrijke onderdelen, in plaats van bezig te zijn met lokale logistiek en het oplossen van problemen.