Wanneer medewerkers goed zijn geïnformeerd en goed samenwerken, dan levert dit meer op. Ook blijft personeel langer bij het bedrijf. Interne bijeenkomsten kunnen hieraan bijdragen. Deze bijeenkomsten zijn meer dan alleen vergaderingen; ze bieden gelegenheid voor informatie-uitwisseling en helpen de manier van samenwerken te verbeteren.
Regelmatige kwartaaloverzichten zijn vaak niet meer genoeg. Vooral bij teams die deels thuiswerken of volledig op afstand, is gerichte interactie nodig om samenhang te behouden. Voor het organiseren van bijeenkomsten is planning nodig, rekening houdend met de wensen van het team. Hier volgen 15 ideeën voor interne bijeenkomsten. Ze kunnen de manier van werken veranderen en de investering in interne communicatie zinvol maken.
Interne communicatie: de aanpak
Voordat teams een bijeenkomst plannen, moeten ze het doel bepalen. Gaat het om waardering, training, het contact tussen collega’s, of de sfeer? Wanneer het type bijeenkomst past bij de organisatie, kan interne communicatie resultaten laten zien.
Voor het organiseren van interne communicatiebijeenkomsten stellen wij het 'Drie Pijlers Model' voor. Dit model helpt teams te bepalen waar een bijeenkomst het meeste oplevert:
- Doel: Wat moet de bijeenkomst bereiken? Bijvoorbeeld: betere samenwerking tussen afdelingen, of waardering voor goede prestaties.
- Deelname: Hoe kan iedereen meedoen, ook mensen die thuiswerken? Bijvoorbeeld: interactieve workshops in plaats van alleen webinars.
- Beleving: Hoe voelen deelnemers zich na de bijeenkomst, en hoe draagt dit bij aan de waarden van het bedrijf? Bijvoorbeeld: zich gewaardeerd voelen, of beter contact met collega's hebben.
1. Lunchlezingen met kennisuitwisseling
Dit idee maakt van de traditionele lunchlezing een moment voor kennisuitwisseling. In plaats van externe sprekers leren medewerkers elkaar vaardigheden die buiten hun normale takenpakket vallen. Dit kan gaan van 'Excel draaitabellen beheersen' tot een 'Introductie in digitale illustratie'.
Praktisch: Gebruik inschrijflijsten om te zorgen dat er genoeg deelnemers zijn. Bied de medewerker die de sessie leidt iets extra’s aan, zoals een luxe lunch. Deze teambuildingsactiviteit bevordert kennisdeling tussen collega’s.
2. Interne ideeënwedstrijd
Organiseer een korte wedstrijd waar teams met verschillende achtergronden oplossingen bedenken voor kleine interne problemen van het bedrijf. Bijvoorbeeld: het optimaliseren van bestellingen, of het vereenvoudigen van een proces. Medewerkers kunnen zo meedenken over verbeteringen.
De wedstrijd eindigt met een presentatie aan het management over de bedachte oplossingen.
3. Dag van de afdelingswissel
Organiseer een dag waarop medewerkers twee uur meelopen met iemand van een andere afdeling. Bijvoorbeeld: marketing kijkt mee bij financiën, of engineering bij sales. Dit verbetert het onderling begrip en de samenwerking bij projecten.
4. Vragenuurtje met directie
Organiseer informele sessies, online of op kantoor. De directie beantwoordt dan anonieme vragen die vooraf zijn ingediend. Het doel is een open gesprek.
5. Week van welzijn en mentale gezondheid
Reserveer een week voor welzijn. Bied activiteiten aan zoals yoga tijdens de lunch, geleide meditatie, voedingsseminars of advies over ergonomie op de werkplek. Dit kan de sfeer op het werk verbeteren.
6. Internationale cultuurdag
Organiseer een dag om de verschillende culturen binnen het bedrijf te laten zien. Medewerkers kunnen traditioneel eten, muziek, kleding delen, of korte presentaties geven over hun achtergrond. Dit zorgt voor meer begrip onderling.
7. Waarderingsgala op voordracht van collega’s
Organiseer een bijeenkomst om prestaties van medewerkers te erkennen. Collega’s nomineren elkaar, niet alleen managers. Dit soort bijeenkomsten kunnen een gevoel van erkenning geven. Gebruik dit evenement voor interne communicatie over jaarlijkse prestaties.
8. Teambuilding speurtocht
Organiseer speurtochten op kantoor of op een externe locatie. Kleine teams werken samen om puzzels op te lossen en taken uit te voeren. Dit soort teambuildingsactiviteiten helpt medewerkers samen te werken.
9. Vrijwilligersdag voor het team
Besteed een werkdag aan vrijwilligerswerk in de buurt. Of het nu gaat om huizen bouwen, parken schoonmaken, of maaltijden serveren: samenwerken aan een goed doel kan de samenhang in het team vergroten.
10. Introductie van een interne podcastserie
Lanceer een interne podcast met interviews met medewerkers, uitleg over afdelingen, of toelichting op de strategie door de directie. De introductiebijeenkomst kan dienen als een gelegenheid om samen te komen. De podcast zelf is een vorm van interne communicatie die langer blijft bestaan.
11. Lunchtoernooien: e-sports of quiz
Organiseer een wedstrijd tijdens de lunch of later op de middag. Denk aan quizzen, virtuele racespellen, of klassieke videogametoernooien. Dit soort activiteiten zorgt voor een onderbreking van het werk en bevordert de onderlinge competitie.
12. Serie doe-het-zelf workshops
Organiseer workshops over hobby’s die niets met werk te maken hebben, zoals mixologie, houtbewerking, aquarelleren, of broodbakken. Een gedeelde activiteit met een tastbaar resultaat, los van het werk, kan zorgen voor ontspanning en informeel contact tussen collega’s.
13. Kwartaalstartbijeenkomst strategie
Maak van de kwartaalstart een bijeenkomst waar teams langs verschillende stations gaan. Hier krijgen ze informatie over productdemo’s, markttrends en teamdoelen. Gebruik sprekers en duidelijke presentaties om de informatie over te brengen.
14. Hond of kat mee naar kantoor-dag
Als het kan, laat medewerkers dan hun huisdier een paar uur meenemen naar kantoor. Dit kan leiden tot informele gesprekken en een andere sfeer op kantoor.
15. Omgekeerd mentorschap programma
Start een programma waarbij junior medewerkers ervaren leidinggevenden coachen over onderwerpen zoals nieuwe sociale mediatrends, opkomende technologie, of de visie van nieuwe generaties op werk. Organiseer een eerste bijeenkomst om de koppels te introduceren.
Fouten bij het organiseren van medewerkersbijeenkomsten
Teams die interne bijeenkomsten organiseren, houden niet altijd rekening met toegankelijkheid en relevantie. Een verkeerde gedachte is dat een aanpak die voor iedereen hetzelfde is, werkt. Deelname moet vrijwillig zijn en betekenis hebben, niet verplicht en algemeen.
Een veelvoorkomende fout is het negeren van thuiswerkers. Bij het plannen van hybride bijeenkomsten wordt de ervaring op locatie soms belangrijker gevonden dan die van thuiswerkers. Thuiswerkers blijven dan passief toekijken. Beter is om voor beide groepen een eigen ervaring te ontwerpen, met interactieve rollen voor thuiswerkers, aparte breakout sessies en peilingen.
Een andere valkuil is een gebrek aan aanwezigheid van de directie. Als de directie maar kort aanwezig is en snel weer weggaat, dan krijgt de bijeenkomst minder prioriteit. Leidinggevenden moeten meedoen aan teambuildingsactiviteiten en sociale onderdelen. Dit laat zien dat ze de doelen van de bijeenkomst en het team serieus nemen.
Succes meten: wat levert een bijeenkomst op?
Om te meten wat interne bijeenkomsten opleveren, is meer nodig dan alleen het aantal aanwezigen tellen. Het gaat om het effect op de manier van werken, het verloop van personeel en de productiviteit.
De 'Impact Meetcyclus' kan helpen om steeds te verbeteren:
- Directe feedback: Vraag direct na de bijeenkomst om korte, anonieme feedback (bijvoorbeeld: 'Hoe gewaardeerd voelt u zich, op een schaal van 1 tot 10?').
- Gedragsverandering: Kijk naar meetbare gevolgen die passen bij het doel van de bijeenkomst. Bijvoorbeeld: als het doel was om afdelingen beter te laten samenwerken, meet dan een toename in projectvoorstellen of e-mails tussen afdelingen.
- Metingen: Houd langetermijnindicatoren bij, zoals kwartaalcijfers voor de eNPS, retentie van personeel, en het aantal inzendingen voor waarderingsbijeenkomsten.
- Kwalitatieve beoordeling: Houd na afloop gesprekken met verschillende deelnemers om ervaringen te verzamelen. Dit gaat over de effectiviteit van de interne communicatie en hoe de bijeenkomst bijdroeg aan de waarden van het bedrijf.
Door de Impact Meetcyclus te gebruiken, kunnen organisaties laten zien dat interne communicatie bijdraagt aan een gezond bedrijf en tevreden medewerkers.
Veelgestelde vragen
Wat is het doel van interne bijeenkomsten?
Het doel is om medewerkers te informeren, de samenwerking te verbeteren, de waarden van het bedrijf te laten zien en zo het verloop van personeel te verminderen en de productiviteit te verhogen.
Hoe maken we hybride bijeenkomsten toegankelijk voor thuiswerkers?
Organiseer de bijeenkomst met interactieve onderdelen voor thuiswerkers. Denk aan aparte virtuele breakout rooms, een Q&A geleid door een moderator die zich richt op vragen van thuiswerkers, en scoringssystemen die zowel fysieke als virtuele deelnemers omvatten.
Hoe vaak moeten interne communicatiebijeenkomsten plaatsvinden?
Formele bijeenkomsten zoals strategieoverleggen kunnen per kwartaal plaatsvinden. Interne communicatiebijeenkomsten kunnen beter kleiner en vaker zijn, bijvoorbeeld wekelijks of tweewekelijks. Dit zorgt ervoor dat iedereen goed op de hoogte blijft.
Hoe meten we het succes van teambuildingsactiviteiten?
Meet het succes door deelnamecijfers bij te houden, directe kwalitatieve feedback te verzamelen, en te kijken naar veranderingen in samenwerking tussen afdelingen bij volgende projecten.
Moeten alle waarderingsbijeenkomsten formeel zijn, met prijzen?
Nee. Formele gala’s kunnen hun functie hebben, maar vaak is informele waardering ook goed. Denk aan een compliment tijdens een wekelijkse vergadering, of kleine verrassingen. Dit draagt bij aan de motivatie van medewerkers.