O seu trabalho não é andar atrás de hotéis à espera de resposta.
Sabe conceber um evento, gerir um patrocinador e construir uma experiência. O que não tem é tempo para andar atrás de disponibilidades, uniformizar doze orçamentos em PDF e cobrar sinais. A Naboo trata dessa camada. Tudo o resto fica consigo.
O que muda com uma equipa de sourcing dedicada
para receber opções pesquisadas, orçamentadas e negociadas
parceiros em catálogo, mais sourcing à medida
de custos de sourcing, sejam quantas forem as iterações
equipas locais em cada mercado onde produz
Pagam-lhe para conceber. Passa os dias a fazer sourcing.
A parte do trabalho que cria valor (o conceito, o alinhamento, a experiência dos participantes, a relação com o patrocinador) é a que recebe menos tempo, porque a logística a montante o absorve.
| Today | Share of time |
|---|---|
| Venue research | 26% · imposed time |
| Follow ups and quotes | 20% · imposed time |
| Negotiation | 16% · imposed time |
| Admin and invoices | 14% · imposed time |
| Design and event day | 24% · useful time |
| With Naboo | Share of time |
|---|---|
| Brief and decisions | 14% · imposed time |
| Design, experience, production, event day | 86% · useful time |
Imposed time: sourcing, follow ups, admin · Useful time: what you were hired for. Indicative split, yours varies by format.
Sejamos claros desde o início: não ocupamos o seu lugar.
É a primeira preocupação dos event managers quando se propõe um parceiro de sourcing. Eis como a divisão funciona na prática.
| You keep: the part where your value shows | You delegate: the part that steals your weeks |
|---|---|
| The concept and the creative direction | Venue research and qualification |
| The run of show and the attendee experience | Availability requests and follow ups |
| The final choice of venue and suppliers | Running competition and negotiation |
| Budget arbitration | Harmonising quotes into a comparable format |
| The relationship with the sponsor and stakeholders | Reviewing terms and cancellation clauses |
| Production on the day, if you want it | Contracting with every supplier |
| Your long standing suppliers, if you value them | Deposits, payments and invoices |
Um briefing exigente merece mais do que uma lista de três hotéis.
Não procura uma sala para 80 pessoas. Procura um espaço que dê sentido ao evento, à distância certa, com a plenária adequada e áreas exteriores utilizáveis em setembro.
Critérios que nenhum filtro capta
Tempo de viagem a partir de vários locais, configuração das salas, capacidade para sessões paralelas, acessibilidade, o ambiente que pretende, o caráter do espaço: são estes critérios que fazem a diferença, e fazem parte da pesquisa.
Fora do catálogo quando é preciso
Se o espaço de que precisa não está em catálogo, é pesquisado e contratado para si, sem custos. Os seus fornecedores de confiança também podem ser integrados, para continuar a trabalhar com eles.
Onde não tem rede
Um seminário em Lisboa, um incentivo em Marraquexe, um kick-off em Singapura: o seu contacto habitual apoia-se em equipas locais que conhecem os espaços, os preços reais e os períodos a evitar.
Orçamentos comparáveis
Cada opção chega no mesmo formato, linha a linha, com a tarifa inicial do fornecedor e a tarifa obtida. Acabaram-se as tabelas comparativas refeitas à mão em cada projeto.
Uma estimativa de orçamento credível, depressa
Antes mesmo de o sourcing começar, tem uma ordem de grandeza baseada em orçamentos reais e na sazonalidade do destino. O suficiente para garantir uma decisão interna sem se comprometer com nada.
Tantas iterações quantas forem precisas
O briefing evolui, o patrocinador muda de ideias, a data muda: recomeçamos. O sourcing não é faturado por pesquisa, por isso ninguém conta as idas e vindas.
Você negoceia sozinho, uma vez. Nós negociamos todos os dias, em todo o lado.
A relação de forças não é a mesma quando a conversa assenta em volume anual e em acordos-quadro já em vigor com grupos hoteleiros e espaços.
Nunca tem apenas um evento em curso.
Cada projeto tem o seu espaço, o seu fio de conversa e o seu histórico. Passa de um para outro sem reabrir doze cadeias de emails.
Um espaço por evento
Estado, opções em aberto, orçamentos, conversas, documentos: tudo fica associado ao projeto e continua acessível depois.
Um fio por opção
Faz as suas perguntas espaço a espaço, com fotos e plantas anexadas, em vez de num único fio onde tudo se confunde.
Partilhe com os seus stakeholders
Convide um colega ou o seu patrocinador para o projeto, ou exporte um resumo em PDF que pode apresentar tal e qual numa comissão de acompanhamento.
Um histórico que pode usar
O que pagou no ano passado, em que espaço, com que feedback dos participantes: a memória da função já não vive nas suas pastas pessoais.
Até onde vamos, é você quem decide.
Alguns event managers só querem o sourcing e assumem o resto depois. Outros delegam a coordenação para se concentrarem no conteúdo. Ambas funcionam, e a escolha faz-se evento a evento.
A app para participantes
Cada participante tem o seu próprio espaço: convite e resposta, preferências alimentares e necessidades de acessibilidade, programa hora a hora, informações sobre o espaço, número de quarto, documentos de viagem. As atualizações saem automaticamente.
Rooming list e necessidades alimentares recolhidas na origem e transmitidas aos fornecedores.
Acompanhamento das respostas em tempo real, sem cobranças manuais.
Uma alteração de programa notificada a todos, sem passar por si.
O suficiente para defender o seu trabalho, com números.
A parte mais vezes sacrificada por falta de tempo, e no entanto a que garante o orçamento do próximo ano.
Feedback dos participantes
Um inquérito de satisfação após cada evento, consolidado por espaço e por formato. Um argumento concreto quando tem de justificar uma escolha ou excluir uma.
Reconciliação do orçamento
Orçamento previsto, orçamento negociado, orçamento real, linha a linha, numa única fatura. O balanço financeiro já não espera por seis faturas de fornecedores.
Pegada de carbono
Calculada ao nível do evento, com a percentagem de fornecedores certificados. Útil para os seus compromissos internos e para o reporting do grupo.
O que os event managers nos perguntam primeiro.
Não me vão propor os mesmos espaços que a toda a gente?
O catálogo não faz o sourcing: poupa tempo na primeira triagem. O que distingue uma boa proposta de uma lista genérica é o briefing, e o facto de uma pessoa o trabalhar consigo antes de pesquisar. Se nenhuma opção o convencer, recomeçamos. E se tiver uma intuição sobre um espaço específico, diga-o: vamos buscá-lo, esteja ou não em catálogo.
Já trabalho com fornecedores de que gosto muito. Tenho de abdicar deles?
Não, e muitas vezes é o contrário: os seus parceiros de longa data podem ser integrados para continuar a trabalhar com eles, enquanto contratos, pagamentos e faturas ficam centralizados. Com fornecedores que já negociou, o nosso valor não está no preço mas na parte administrativa que lhe tiramos das mãos.
Os meus eventos são feitos à medida. Isso não cabe numa plataforma.
A plataforma centraliza orçamentos, conversas e documentos, não padroniza o seu evento. O trabalho continua a ser conduzido por pessoas, e o briefing pode ser tão específico quanto necessário. O limite, com franqueza: o design de stands e a produção de feiras não são o nosso core business. Nesses formatos, um parceiro especializado é a melhor opção.
Quantos contactos vou ter?
Um responsável pelo sourcing e pela negociação, o seu contacto principal, a pessoa que acaba por conhecer as suas exigências e os seus formatos. Nos eventos coordenados junta-se um gestor de projeto de eventos para a produção: duas competências distintas, separadas de propósito. Procuramos manter as mesmas pessoas de um evento para o seguinte.
E quando chega tudo ao mesmo tempo?
É exatamente aí que o apoio conta: setembro, fim de ano, época de kick-offs. A capacidade de sourcing não depende da sua agenda, por isso seis briefings lançados na mesma semana avançam em paralelo, e não em fila.
Quanto custa?
Sourcing, consulta ao mercado, negociação, contratação e gestão de pagamentos não são faturados. Somos pagos pelos fornecedores, a um nível partilhado com transparência, e isso não pode ser acrescentado ao seu preço. Só a coordenação da produção tem uma taxa de serviço, decidida evento a evento e nunca imposta.
Envie-nos o briefing que mais receia.
Não o fácil: o mais condicionado. Três locais de partida, uma data impossível, um orçamento apertado, um patrocinador exigente. É com esse tipo de projeto que nos devem avaliar, e verá o resultado em 48 horas, sem compromisso.