Il tuo lavoro non è rincorrere gli hotel per avere una risposta.
Sai progettare un evento, gestire uno sponsor e costruire un'esperienza. Quello che ti manca è il tempo per cercare disponibilità, uniformare dodici preventivi in PDF e sollecitare gli acconti. Naboo si occupa di questo livello. Tutto il resto resta a te.
Cosa cambia con un team di sourcing dedicato
per ricevere opzioni selezionate, quotate e negoziate
partner in catalogo, più sourcing su misura
di costi di sourcing, qualunque sia il numero di iterazioni
team locali su ogni mercato in cui produci
Sei pagato per progettare. Passi le giornate a cercare.
La parte del lavoro che crea valore (il concept, la scaletta, l'esperienza dei partecipanti, il rapporto con lo sponsor) è quella che riceve meno tempo, perché la logistica a monte lo assorbe.
| Today | Share of time |
|---|---|
| Venue research | 26% · imposed time |
| Follow ups and quotes | 20% · imposed time |
| Negotiation | 16% · imposed time |
| Admin and invoices | 14% · imposed time |
| Design and event day | 24% · useful time |
| With Naboo | Share of time |
|---|---|
| Brief and decisions | 14% · imposed time |
| Design, experience, production, event day | 86% · useful time |
Imposed time: sourcing, follow ups, admin · Useful time: what you were hired for. Indicative split, yours varies by format.
Diciamolo subito: non prendiamo il tuo posto.
È la prima preoccupazione degli event manager quando viene proposto un partner di sourcing. Ecco come funziona davvero la suddivisione.
| You keep: the part where your value shows | You delegate: the part that steals your weeks |
|---|---|
| The concept and the creative direction | Venue research and qualification |
| The run of show and the attendee experience | Availability requests and follow ups |
| The final choice of venue and suppliers | Running competition and negotiation |
| Budget arbitration | Harmonising quotes into a comparable format |
| The relationship with the sponsor and stakeholders | Reviewing terms and cancellation clauses |
| Production on the day, if you want it | Contracting with every supplier |
| Your long standing suppliers, if you value them | Deposits, payments and invoices |
Un brief esigente merita di più di una lista di tre hotel.
Non cerchi una sala per 80 persone. Cerchi una sede che dia senso all'evento, alla giusta distanza, con la plenaria adatta e spazi esterni utilizzabili a settembre.
Criteri che nessun filtro cattura
Tempi di viaggio da più sedi, configurazione delle sale, capienza per i gruppi di lavoro, accessibilità, l'atmosfera che vuoi, il carattere della sede: sono questi i criteri che fanno la differenza, e fanno parte della ricerca.
Fuori catalogo quando serve
Se la sede che ti serve non è in catalogo, la cerchiamo e la contrattualizziamo per te, senza costi. Anche i tuoi fornitori di fiducia possono essere integrati, così continui a lavorare con loro.
Dove non hai una rete
Un seminario a Lisbona, un incentive a Marrakech, un kick-off a Singapore: il tuo referente abituale si appoggia a team locali che conoscono le sedi, i prezzi reali e i periodi da evitare.
Preventivi comparabili
Ogni opzione arriva nello stesso formato, riga per riga, con la tariffa iniziale del fornitore e quella ottenuta. Basta tabelle comparative rifatte a mano a ogni progetto.
Una stima di budget credibile, in fretta
Prima ancora che inizi la ricerca, hai un ordine di grandezza basato su preventivi reali e sulla stagionalità della destinazione. Abbastanza per ottenere una decisione interna senza impegnarti in nulla.
Tutte le iterazioni che servono
Il brief cambia, lo sponsor cambia idea, la data si sposta: ricominciamo. Il sourcing non si fattura a ricerca, quindi nessuno conta gli andirivieni.
Tu negozi da solo, una volta. Noi negoziamo ogni giorno, ovunque.
I rapporti di forza cambiano quando la trattativa poggia su un volume annuale e su accordi quadro già in essere con gruppi alberghieri e sedi.
Non hai mai un solo evento in corso.
Ogni progetto ha il suo spazio, il suo thread e la sua cronologia. Passi da uno all'altro senza riaprire dodici catene di email.
Uno spazio per evento
Stato, opzioni attive, preventivi, conversazioni, documenti: tutto è collegato al progetto e resta accessibile anche dopo.
Un thread per opzione
Fai le tue domande sede per sede, con foto e planimetrie allegate, invece che in un unico thread dove tutto si confonde.
Condividi con i tuoi stakeholder
Invita un collega o il tuo sponsor nel progetto, oppure esporta una sintesi in PDF da presentare così com'è in comitato direttivo.
Una cronologia che puoi usare
Quanto hai pagato l'anno scorso, in quale sede, con quale feedback dei partecipanti: la memoria del ruolo non sta più nelle tue cartelle personali.
Fin dove arriviamo lo decidi tu.
Alcuni event manager vogliono solo il sourcing e poi prendono in mano il resto. Altri delegano il coordinamento per concentrarsi sui contenuti. Funzionano entrambe le strade, e si sceglie evento per evento.
L'app per i partecipanti
Ogni partecipante ha il suo spazio: invito e risposta, preferenze alimentari ed esigenze di accessibilità, programma ora per ora, informazioni sulla sede, numero di camera, documenti di viaggio. Gli aggiornamenti partono in automatico.
Rooming list ed esigenze alimentari raccolte alla fonte e trasmesse ai fornitori.
Monitoraggio delle risposte in tempo reale, senza solleciti manuali.
Un cambio di programma notificato a tutti, senza passare da te.
Quanto basta per difendere il tuo lavoro, numeri alla mano.
La parte più spesso sacrificata per mancanza di tempo, eppure quella che assicura il budget dell'anno prossimo.
Feedback dei partecipanti
Un sondaggio di soddisfazione dopo ogni evento, consolidato per sede e per formato. Un argomento concreto quando devi giustificare una scelta o escluderne una.
Riconciliazione del budget
Budget previsto, budget negoziato, budget effettivo, riga per riga, su un'unica fattura. Il bilancio finanziario non aspetta più sei fatture di fornitori.
Impronta di carbonio
Calcolata a livello di evento, con la quota di fornitori certificati. Utile per i tuoi impegni interni e per il reporting di gruppo.
Le prime domande degli event manager.
Non mi proporrete le stesse sedi che proponete a tutti?
Il catalogo non fa la ricerca: fa risparmiare tempo nella prima scrematura. Ciò che distingue una buona proposta da una lista generica è il brief, e il fatto che una persona lo lavori con te prima di cercare. Se nessuna opzione ti convince, ricominciamo. E se hai in mente una sede precisa, dillo: andremo a prenderla, in catalogo o no.
Lavoro già con fornitori che adoro. Devo rinunciarci?
No, e spesso è il contrario: i tuoi partner storici possono essere integrati così continui a lavorare con loro, mentre contratti, pagamenti e fatture vengono centralizzati. Sui fornitori che hai già negoziato, il nostro valore non è il prezzo ma la parte amministrativa che ti togliamo.
I miei eventi sono su misura. Non stanno dentro una piattaforma.
La piattaforma centralizza preventivi, conversazioni e documenti, non standardizza il tuo evento. Il lavoro resta guidato da persone, e il brief può essere specifico quanto serve. Il limite, onestamente: la progettazione di stand e la produzione fieristica non sono il nostro core business. Su quei formati un partner specializzato è più adatto.
Quanti referenti avrò?
Un responsabile per sourcing e negoziazione, il tuo referente principale, la persona che finisce per conoscere le tue esigenze e i tuoi formati. Sugli eventi coordinati si aggiunge un project manager eventi per la produzione: due competenze distinte, separate di proposito. Cerchiamo di mantenere le stesse persone da un evento all'altro.
E quando arriva tutto insieme?
È proprio lì che il supporto conta: settembre, fine anno, stagione dei kick-off. La capacità di sourcing non dipende dalla tua agenda, quindi sei brief lanciati nella stessa settimana avanzano in parallelo invece che in coda.
Quanto costa?
Sourcing, gara, negoziazione, contrattualizzazione e gestione dei pagamenti non si fatturano. Siamo pagati dai fornitori, a un livello condiviso in modo trasparente, e non può essere aggiunto al tuo prezzo. Solo il coordinamento della produzione prevede una commissione di servizio, decisa evento per evento e mai imposta.
Mandaci il brief che temi di più.
Non quello facile: quello con più vincoli. Tre sedi di partenza, una data impossibile, un budget stretto, uno sponsor esigente. È su questo tipo di progetto che vale la pena giudicarci, e vedrai il risultato entro 48 ore, senza impegno.