Come pianificare un evento aziendale sostenibile

organizzare eventi sostenibili senza spendere di più significa partire dalle decisioni che pesano davvero: viaggio, location, catering e materiali. Se volete risultati concreti, iniziate dalla base della piramide e fissate criteri chiari già nel brief. La scelta più efficace è spesso la più semplice: location raggiungibili in treno, comunicazioni digitali, niente plastica monouso e un menu vegetale predefinito a prezzi standard.

Punti chiave

Iviaggi da e per l'evento possono avere un impatto rilevante, quindi la priorità è scegliere location accessibili con i mezzi pubblici e vicine alla maggior parte dei partecipanti, anche in città come Milano, Roma o Firenze.
Alla base della piramide rientrano anche comunicazioni e materiali solo digitali, l'eliminazione della plastica monouso e un menu predefinito a base vegetale richiesto fin dal brief.
Nel livello intermedio ci sono location con credenziali di efficienza energetica e catering che si riforniscono localmente e riducono in modo sistematico gli sprechi alimentari.
Le opzioni più costose stanno al vertice: programmi di compensazione, servizi di misurazione del carbonio ed esperienze di catering sostenibile premium.
Prima di prenotare, i criteri da verificare sono chiari: accessibilità in treno, credenziali di sostenibilità, approccio agli sprechi alimentari, disponibilità di catering vegetale e capacità di fornire una stima del carbonio.
Integrare questi requisiti nella politica di prenotazione degli eventi è più efficace che aggiungerli caso per caso, perché rende la sostenibilità una regola di base e non una scelta occasionale.

La piramide dell'impatto degli eventi sostenibili

Un modo pratico per stabilire le priorità nella gestione sostenibile degli eventi è partire dalle scelte con maggiore impatto e costo più basso: quelle che riducono l'impronta ambientale senza aumentare la spesa. Seguono le decisioni a impatto moderato e costo moderato: scelte che richiedono un certo investimento ma offrono un miglioramento misurabile della sostenibilità. Infine, ci sono decisioni ad alto impatto e alto costo: opzioni premium che possono essere rilevanti ma non sempre accessibili con un budget fisso. Nella pianificazione di eventi aziendali sostenibili, in genere conviene partire dalle azioni a maggiore impatto e minore costo, perché aiutano a migliorare la sostenibilità senza aumentare il budget.

Cosa si trova a ogni livello della piramide

Alla base: scegliere location accessibili con i mezzi pubblici anziché richiedere l'uso dell'auto (pensando alle reti di trasporto di città come Milano, Roma o Firenze); specificare comunicazioni e materiali per eventi esclusivamente digitali; eliminare la plastica monouso dalle specifiche dell'evento; e chiedere ai fornitori di catering un menu predefinito a base vegetale a prezzi standard. Nel mezzo: selezionare location con credenziali di efficienza energetica; scegliere fornitori di catering che si riforniscono localmente e riducono sistematicamente gli sprechi alimentari. Al vertice: programmi di compensazione, servizi di misurazione del carbonio e esperienze di catering sostenibile premium. Nella pianificazione di eventi green, in genere conviene partire dal livello base, perché queste scelte possono migliorare la sostenibilità senza richiedere un budget aggiuntivo.

Viaggi: la variabile dominante per la sostenibilità

Il costo ambientale di un evento aziendale sostenibile può dipendere anche dal viaggio da e per l'evento stesso, non solo dall'evento in sé. Voli e lunghi viaggi in auto possono avere un impatto rilevante sull'impronta dell'evento. Nella pianificazione di eventi aziendali eco-compatibili, la conseguenza è chiara: scegliere location raggiungibili in treno e vicine alla maggior parte dei partecipanti può ridurre sia l'impatto ambientale sia i costi di viaggio. Le ragioni ambientali ed economiche vanno nella stessa direzione: per questo è un buon punto di partenza in qualsiasi programma di gestione sostenibile degli eventi.

L'offerta si sta adeguando più velocemente di quanto gli acquirenti si rendano conto

Alcuni hotel e location per eventi offrono formalmente opzioni sostenibili, e una parte di queste strutture dispone di certificazioni di sostenibilità riconosciute. Per i pianificatori di eventi aziendali sostenibili, questa presenza nell'offerta è utile: specificare una location accreditata per la sostenibilità può non essere un requisito di nicchia che limita la lista di possibili location. In fase di ricerca, va verificato se le location disponibili offrono certificazioni o opzioni sostenibili, perché l'offerta varia molto in base al mercato e alla fascia di prezzo. La sfida non è solo trovarle; è identificarle e verificarle in modo efficiente, dato il panorama delle certificazioni frammentato e confuso. Come valutare efficacemente le credenziali di sostenibilità delle location.

Catering: alto impatto, basso attrito

Oltre ai viaggi, il catering è un'area da considerare con attenzione nella gestione sostenibile degli eventi. Un menu predefinito a base vegetale, con prodotti locali e un protocollo di gestione dei rifiuti, può aiutare a ridurre l'impronta ambientale legata al cibo di un evento. Il punto operativo importante è che molti fornitori possono proporre queste soluzioni a prezzi standard, senza sovrapprezzo, se il requisito è indicato nel brief fin dall'inizio invece di essere aggiunto in un secondo momento. La chiave è rendere gli standard di catering per eventi aziendali eco-compatibili parte del documento di briefing della location, non una negoziazione post-selezione. Quando i fornitori di catering conoscono il requisito di sostenibilità già in fase di briefing, progettano i menu di conseguenza restando nella loro normale struttura dei costi.

Integrare la sostenibilità nelle politiche per gli eventi, non solo nei singoli eventi

L'approccio più duraturo agli eventi aziendali sostenibili è l'integrazione dei criteri di sostenibilità nella politica di prenotazione degli eventi, piuttosto che affidarsi ai singoli pianificatori per applicare il giudizio evento per evento. Ciò significa stabilire standard minimi per le location che si applicano a tutte le prenotazioni al di sopra di una soglia definita, specificare requisiti di catering predefiniti che si applicano a meno che non sia prevista una deroga esplicita, e includere una richiesta di stima del carbonio come elemento standard in ogni briefing della location. Quando la sostenibilità diventa una regola aziendale e non una semplice preferenza, si applica a tutto il portafoglio eventi senza richiedere ricerche aggiuntive per ogni prenotazione.

Errori comuni nella pianificazione di eventi sostenibili

L'errore più comune è trattare la sostenibilità come un'aggiunta, invece che come un principio progettuale. I team di eventi che iniziano con un briefing standard per la location e poi cercano di applicare miglioramenti di sostenibilità in modo retroattivo rischiano di ottenere meno risultati e di sostenere costi più elevati rispetto a coloro che integrano i criteri di sostenibilità nel briefing iniziale. Un secondo errore è confondere la certificazione con la sostenibilità: una location con un badge di sostenibilità ben noto potrebbe avere prestazioni ambientali effettive inferiori rispetto a una con una credenziale meno conosciuta se gli standard di certificazione differiscono significativamente. Un terzo errore è concentrarsi su gesti visibili ma a basso impatto, come i badge riutilizzabili, ignorando le decisioni ad alto impatto relative a viaggi, catering ed energia che possono incidere in modo rilevante sull'impronta ambientale dell'evento.

Come misurare i progressi degli eventi sostenibili

Monitorare le prestazioni di sostenibilità a livello di portafoglio, non solo evento per evento. Misurare la percentuale di eventi tenuti in location accessibili in treno senza richiedere viaggi in auto o in aereo. Tenere traccia della quota di eventi con un catering predefinito a base vegetale. Monitorare la percentuale di eventi in location con credenziali di sostenibilità verificate. Se i dati di misurazione del carbonio sono disponibili dalle location, aggregarli annualmente. Queste metriche forniscono ai responsabili della sostenibilità e degli acquisti una base di riferimento coerente per la rendicontazione dei progressi e per dimostrare che la gestione sostenibile degli eventi sta avanzando senza richiedere budget aggiuntivi. Scopri come le piattaforme di eventi integrate supportano il monitoraggio della sostenibilità.

Domande frequenti

Quale percentuale di aziende dà priorità alla sostenibilità nella pianificazione di eventi aziendali?

Per molte aziende, la sostenibilità svolge già un ruolo importante nella pianificazione degli eventi o sta diventando sempre più importante.

È possibile pianificare un evento aziendale sostenibile senza aumentare i costi?

Sì, se le decisioni giuste sono prioritizzate. La vicinanza della location, le comunicazioni digitali, il catering a base vegetale a prezzi standard e l'eliminazione della plastica monouso sono tutte misure di sostenibilità a costo zero o che consentono di risparmiare. Il sovrapprezzo compare solo quando gli organizzatori aggiungono per impostazione predefinita opzioni eco a un brief standard, invece di progettare per la sostenibilità fin dall'inizio.

Qual è la decisione in materia di sostenibilità con il maggiore impatto nella pianificazione di eventi aziendali?

La selezione della location in relazione alla distanza di viaggio dei partecipanti. I viaggi da e per gli eventi possono rappresentare una quota rilevante delle emissioni di carbonio, soprattutto quando comportano voli o lunghi spostamenti in auto. Scegliere una location accessibile con i mezzi pubblici riduce contemporaneamente sia le emissioni che i costi di viaggio.

Come includere i criteri di sostenibilità nella richiesta alla location?

Come requisiti espliciti e non negoziabili piuttosto che preferenze. Specificare: accessibilità con i mezzi pubblici, credenziali di efficienza energetica, approccio alla gestione degli sprechi alimentari, disponibilità di catering a base vegetale e la capacità di fornire una stima del carbonio. Le location che non possono soddisfare questi punti vengono escluse in fase di briefing piuttosto che dopo un significativo sforzo di selezione.

Perché poche aziende hanno definito limiti alle emissioni di CO2 per gli eventi?

Perché la misurazione affidabile del carbonio a livello di evento è ancora difficile: le location utilizzano metodologie diverse, non esistono standard universali e i dati necessari per aggregare le emissioni su un intero portfolio di eventi sono spesso non disponibili o incoerenti. Ciò sta cambiando man mano che i requisiti di rendicontazione della sostenibilità si inaspriscono e le piattaforme iniziano a standardizzare la raccolta dei dati sulle emissioni dalle location.