Jouw werk is niet hotels achter de broek zitten voor een antwoord.
Je weet hoe je een event ontwerpt, een sponsor managet en een ervaring neerzet. Wat je niet hebt, is tijd om beschikbaarheid na te jagen, twaalf pdf-offertes gelijk te trekken en aanbetalingen op te volgen. Naboo neemt die laag over. Al het andere blijft bij jou.
Wat een eigen sourcingteam verandert
om gesourcete, geprijsde en onderhandelde opties te ontvangen
partners in de catalogus, plus sourcing op maat
sourcingkosten, hoeveel rondes je ook nodig hebt
lokale teams op elke markt waar je produceert
Je wordt betaald om te ontwerpen. Je dagen gaan op aan sourcing.
Het deel van het werk dat waarde oplevert (het concept, het draaiboek, de deelnemerservaring, de relatie met de sponsor) krijgt de minste tijd, omdat de logistiek vooraf die opslokt.
| Today | Share of time |
|---|---|
| Venue research | 26% · imposed time |
| Follow ups and quotes | 20% · imposed time |
| Negotiation | 16% · imposed time |
| Admin and invoices | 14% · imposed time |
| Design and event day | 24% · useful time |
| With Naboo | Share of time |
|---|---|
| Brief and decisions | 14% · imposed time |
| Design, experience, production, event day | 86% · useful time |
Imposed time: sourcing, follow ups, admin · Useful time: what you were hired for. Indicative split, yours varies by format.
Laten we meteen duidelijk zijn: we nemen jouw plek niet in.
Dat is de eerste zorg van eventmanagers als er een sourcingpartner wordt voorgesteld. Zo ziet de verdeling er echt uit.
| You keep: the part where your value shows | You delegate: the part that steals your weeks |
|---|---|
| The concept and the creative direction | Venue research and qualification |
| The run of show and the attendee experience | Availability requests and follow ups |
| The final choice of venue and suppliers | Running competition and negotiation |
| Budget arbitration | Harmonising quotes into a comparable format |
| The relationship with the sponsor and stakeholders | Reviewing terms and cancellation clauses |
| Production on the day, if you want it | Contracting with every supplier |
| Your long standing suppliers, if you value them | Deposits, payments and invoices |
Een veeleisende briefing verdient meer dan een lijstje van drie hotels.
Je zoekt geen zaal voor 80 mensen. Je zoekt een locatie die de boodschap van het event draagt, op de juiste afstand, met de juiste plenaire zaal en buitenruimte die in september bruikbaar is.
Criteria die geen enkel filter vangt
Reistijd vanaf meerdere vestigingen, zaalindeling, capaciteit voor break-outs, toegankelijkheid, de sfeer die je zoekt, het karakter van de locatie: die criteria maken het verschil, en ze horen bij de zoektocht.
Buiten de catalogus als het moet
Staat de locatie die je nodig hebt niet in de catalogus, dan zoeken en contracteren we die voor je, zonder kosten. Ook je vertrouwde leveranciers kunnen worden toegevoegd, zodat je met hen blijft werken.
Waar je geen netwerk hebt
Een seminar in Lissabon, een incentive in Marrakech, een kick-off in Singapore: je vaste contactpersoon leunt op lokale teams die de locaties, de echte prijzen en de periodes om te vermijden kennen.
Vergelijkbare offertes
Elke optie komt in hetzelfde formaat, regel voor regel, met het oorspronkelijke tarief van de leverancier en het behaalde tarief. Geen vergelijkingstabellen meer die je bij elk project opnieuw in elkaar zet.
Een geloofwaardige budgetschatting, snel
Nog voor de sourcing begint, krijg je een orde van grootte op basis van echte offertes en het seizoen van de bestemming. Genoeg om intern een beslissing te krijgen zonder je ergens aan te binden.
Zoveel rondes als nodig
De briefing verandert, de sponsor bedenkt zich, de datum schuift: we beginnen opnieuw. Sourcing wordt niet per zoekopdracht gefactureerd, dus niemand telt het heen en weer.
Jij onderhandelt alleen, één keer. Wij onderhandelen elke dag, overal.
De machtsverhouding is anders als het gesprek steunt op jaarvolume en raamovereenkomsten die al lopen met hotelgroepen en locaties.
Je hebt nooit maar één event lopen.
Elk project heeft zijn eigen ruimte, thread en geschiedenis. Je gaat van het ene naar het andere zonder twaalf e-mailketens te heropenen.
Eén ruimte per event
Status, lopende opties, offertes, gesprekken, documenten: alles hangt aan het project en blijft achteraf toegankelijk.
Eén thread per optie
Je stelt je vragen per locatie, met foto's en plattegronden erbij, in plaats van in één thread waarin alles door elkaar loopt.
Deel met je stakeholders
Nodig een collega of je sponsor uit in het project, of exporteer een pdf-samenvatting die je zo kunt presenteren in een stuurgroep.
Een geschiedenis waar je iets aan hebt
Wat je vorig jaar betaalde, op welke locatie, met welke feedback van deelnemers: het geheugen van de functie zit niet langer in je persoonlijke mappen.
Hoe ver we gaan, bepaal jij.
Sommige eventmanagers willen alleen de sourcing en nemen het daarna zelf over. Anderen besteden de coördinatie uit om zich op de inhoud te richten. Beide werken, en je kiest per event.
De deelnemersapp
Elke deelnemer krijgt een eigen ruimte: uitnodiging en antwoord, dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften, programma per uur, informatie over de locatie, kamernummer, reisdocumenten. Updates gaan automatisch uit.
Roominglijst en dieetwensen aan de bron verzameld en doorgegeven aan leveranciers.
Antwoorden in realtime gevolgd, zonder handmatig nabellen.
Een programmawijziging bij iedereen gemeld, zonder dat het via jou loopt.
Genoeg om je werk te verdedigen, met cijfers.
Het deel dat het vaakst sneuvelt door tijdgebrek, en toch het deel dat het budget voor volgend jaar veiligstelt.
Feedback van deelnemers
Een tevredenheidsonderzoek na elk event, samengevoegd per locatie en per format. Een concreet argument als je een keuze moet onderbouwen of afwijzen.
Budgetafstemming
Gepland budget, onderhandeld budget, werkelijk budget, regel voor regel, op één factuur. De financiële afronding wacht niet langer op zes leveranciersfacturen.
CO2-voetafdruk
Berekend per event, met het aandeel gecertificeerde leveranciers. Handig voor je interne doelstellingen en de groepsrapportage.
Wat eventmanagers ons als eerste vragen.
Krijg ik niet gewoon dezelfde locaties als iedereen?
De catalogus doet de sourcing niet: die bespaart tijd bij de eerste selectie. Wat een goed voorstel onderscheidt van een generieke lijst is de briefing, en het feit dat een mens die met jou doorneemt voordat we gaan zoeken. Overtuigt geen enkele optie, dan beginnen we opnieuw. En heb je een specifieke locatie in je hoofd, zeg het dan: we halen die voor je binnen, in de catalogus of niet.
Ik werk al met leveranciers waar ik blij mee ben. Moet ik die opgeven?
Nee, vaak is het juist andersom: je vaste partners kunnen worden toegevoegd zodat je met hen blijft werken, terwijl contracten, betalingen en facturen centraal lopen. Bij leveranciers waarmee je al hebt onderhandeld zit onze waarde niet in de prijs, maar in de administratie die we je uit handen nemen.
Mijn events zijn maatwerk. Dat past niet in een platform.
Het platform centraliseert offertes, gesprekken en documenten, het standaardiseert je event niet. Het werk wordt nog steeds door mensen gedaan, en de briefing mag zo specifiek zijn als nodig. De eerlijke grens: standontwerp en beursproductie zijn niet onze corebusiness. Voor die formats past een gespecialiseerde partner beter.
Hoeveel contactpersonen krijg ik?
Eén verantwoordelijke voor sourcing en onderhandeling, je vaste contactpersoon, die jouw eisen en formats gaandeweg door en door kent. Bij gecoördineerde events komt er een eventprojectmanager bij voor de productie: twee verschillende vakgebieden, bewust gescheiden. We proberen van event tot event dezelfde mensen te houden.
En als alles tegelijk komt?
Precies dan telt de ondersteuning: september, het einde van het jaar, kick-offseizoen. De sourcingcapaciteit hangt niet af van jouw agenda, dus zes briefings in dezelfde week lopen parallel in plaats van in een wachtrij.
Wat kost het?
Sourcing, uitvragen, onderhandelen, contracteren en betalingsbeheer worden niet gefactureerd. We worden betaald door leveranciers, op een niveau dat we transparant delen, en dat kan niet bovenop jouw prijs komen. Alleen productiecoördinatie heeft een servicevergoeding, per event afgesproken en nooit opgelegd.
Stuur ons de briefing waar je tegenop ziet.
Niet de makkelijke: de meest ingewikkelde. Drie vertreklocaties, een onmogelijke datum, een krap budget, een veeleisende sponsor. Op dat soort dossiers mag je ons afrekenen, en je ziet het resultaat binnen 48 uur, zonder verplichting.