Votre métier, ce n'est pas de relancer des hôtels.
Vous savez concevoir un événement, gérer un sponsor et construire une expérience. Ce qui vous manque, c'est le temps de courir après les disponibilités, d'harmoniser douze devis PDF et de relancer les acomptes. Naboo prend cette couche en charge. Vous gardez tout le reste.
Ce qu'une équipe de sourcing dédiée change
pour recevoir des options sourcées, chiffrées et négociées
partenaires référencés, plus un sourcing sur mesure
de frais de sourcing, quel que soit le nombre d'allers-retours
des équipes locales sur chaque marché où vous produisez
On vous paie pour concevoir. Vous passez vos journées à sourcer.
La partie du métier qui crée de la valeur (le concept, le déroulé, l'expérience des participants, la relation avec le sponsor) est celle qui reçoit le moins de temps, parce que la logistique en amont l'absorbe.
| Today | Share of time |
|---|---|
| Venue research | 26% · imposed time |
| Follow ups and quotes | 20% · imposed time |
| Negotiation | 16% · imposed time |
| Admin and invoices | 14% · imposed time |
| Design and event day | 24% · useful time |
| With Naboo | Share of time |
|---|---|
| Brief and decisions | 14% · imposed time |
| Design, experience, production, event day | 86% · useful time |
Imposed time: sourcing, follow ups, admin · Useful time: what you were hired for. Indicative split, yours varies by format.
Soyons clairs dès le départ : nous ne prenons pas votre place.
C'est la première inquiétude des event managers quand on leur propose un partenaire de sourcing. Voici comment la répartition fonctionne vraiment.
| You keep: the part where your value shows | You delegate: the part that steals your weeks |
|---|---|
| The concept and the creative direction | Venue research and qualification |
| The run of show and the attendee experience | Availability requests and follow ups |
| The final choice of venue and suppliers | Running competition and negotiation |
| Budget arbitration | Harmonising quotes into a comparable format |
| The relationship with the sponsor and stakeholders | Reviewing terms and cancellation clauses |
| Production on the day, if you want it | Contracting with every supplier |
| Your long standing suppliers, if you value them | Deposits, payments and invoices |
Un brief exigeant mérite mieux qu'une liste de trois hôtels.
Vous ne cherchez pas une salle pour 80 personnes. Vous cherchez un lieu qui porte le sens de l'événement, à la bonne distance, avec la bonne plénière et des extérieurs utilisables en septembre.
Des critères qu'aucun filtre ne capte
Temps de trajet depuis plusieurs sites, configuration des salles, capacité des sous-commissions, accessibilité, l'ambiance que vous voulez, le caractère du lieu : ces critères font la différence, et ils font partie de la recherche.
Hors catalogue quand il le faut
Si le lieu qu'il vous faut n'est pas référencé, il est sourcé et contractualisé pour vous, sans frais. Vos prestataires de confiance peuvent aussi être intégrés pour que vous continuiez à travailler avec eux.
Là où vous n'avez pas de réseau
Un séminaire à Lisbonne, un incentive à Marrakech, un kick-off à Singapour : votre interlocuteur habituel s'appuie sur des équipes locales qui connaissent les lieux, les vrais prix et les périodes à éviter.
Des devis comparables
Chaque option arrive dans le même format, ligne par ligne, avec le tarif initial du prestataire et le tarif obtenu. Fini les tableaux comparatifs refaits à la main à chaque projet.
Une estimation budgétaire crédible, vite
Avant même le début du sourcing, vous avez un ordre de grandeur fondé sur de vrais devis et sur la saisonnalité de la destination. De quoi obtenir une décision en interne sans vous engager.
Autant d'itérations que nécessaire
Le brief évolue, le sponsor change d'avis, la date bouge : on recommence. Le sourcing n'est pas facturé à la recherche, donc personne ne compte les allers-retours.
Vous négociez seul, une fois. Nous négocions tous les jours, partout.
Le rapport de force n'est pas le même quand la discussion s'appuie sur un volume annuel et des accords-cadres déjà en place avec les groupes hôteliers et les lieux.
Vous n'avez jamais un seul événement en cours.
Chaque projet a son espace, son fil et son historique. Vous passez de l'un à l'autre sans rouvrir douze chaînes d'e-mails.
Un espace par événement
Statut, options en cours, devis, échanges, documents : tout est rattaché au projet et reste accessible ensuite.
Un fil par option
Vous posez vos questions lieu par lieu, photos et plans joints, plutôt que dans un seul fil où tout se mélange.
Partagez avec vos parties prenantes
Invitez un collègue ou votre sponsor sur le projet, ou exportez une synthèse PDF à présenter telle quelle en comité de pilotage.
Un historique qui vous sert
Ce que vous avez payé l'an dernier, dans quel lieu, avec quels retours des participants : la mémoire du poste ne vit plus dans vos dossiers personnels.
Jusqu'où nous allons, c'est vous qui décidez.
Certains event managers ne veulent que le sourcing et reprennent la main ensuite. D'autres délèguent la coordination pour se concentrer sur le contenu. Les deux fonctionnent, et le choix se fait événement par événement.
L'application participants
Chaque participant a son espace : invitation et réponse, préférences alimentaires et besoins d'accessibilité, programme heure par heure, informations sur le lieu, numéro de chambre, documents de voyage. Les mises à jour partent automatiquement.
Rooming list et régimes alimentaires collectés à la source et transmis aux prestataires.
Suivi des réponses en temps réel, sans relance manuelle.
Un changement de programme notifié à tous, sans passer par vous.
De quoi défendre votre travail, chiffres à l'appui.
La partie la plus souvent sacrifiée faute de temps, et pourtant celle qui sécurise le budget de l'année prochaine.
Retours des participants
Une enquête de satisfaction après chaque événement, consolidée par lieu et par format. Un argument concret quand vous devez justifier un choix ou en écarter un.
Rapprochement budgétaire
Budget prévu, budget négocié, budget réel, ligne par ligne, sur une seule facture. Le bilan financier n'attend plus six factures de prestataires.
Empreinte carbone
Calculée à l'échelle de l'événement, avec la part de prestataires certifiés. Utile pour vos engagements internes et le reporting groupe.
Ce que les event managers nous demandent en premier.
Vous n'allez pas me proposer les mêmes lieux qu'à tout le monde ?
Le catalogue ne fait pas le sourcing : il fait gagner du temps au premier tri. Ce qui distingue une bonne proposition d'une liste générique, c'est le brief, et le fait qu'un humain le travaille avec vous avant de chercher. Si aucune option ne vous convainc, on recommence. Et si vous avez une intuition sur un lieu précis, dites-le : on ira le chercher, référencé ou non.
Je travaille déjà avec des prestataires que j'adore. Dois-je y renoncer ?
Non, et c'est souvent l'inverse : vos partenaires de longue date peuvent être intégrés pour que vous continuiez à travailler avec eux, pendant que contrats, paiements et factures sont centralisés. Sur les prestataires que vous avez déjà négociés, notre valeur n'est pas le prix mais l'administratif qu'on vous enlève.
Mes événements sont sur mesure. Ça ne rentre pas dans une plateforme.
La plateforme centralise devis, échanges et documents, elle ne standardise pas votre événement. Le travail reste mené par des humains, et le brief peut être aussi précis que nécessaire. La limite, en toute franchise : la conception de stands et la production de salons ne sont pas notre cœur de métier. Sur ces formats, un partenaire spécialisé sera mieux placé.
Combien d'interlocuteurs vais-je avoir ?
Un responsable du sourcing et de la négociation, votre interlocuteur principal, celui qui finit par connaître vos exigences et vos formats. Sur les événements coordonnés, un chef de projet événementiel rejoint l'équipe pour la production : deux métiers distincts, volontairement séparés. Nous faisons en sorte de garder les mêmes personnes d'un événement à l'autre.
Et quand tout arrive en même temps ?
C'est exactement là que l'appui compte : septembre, fin d'année, saison des kick-offs. La capacité de sourcing ne dépend pas de votre agenda, donc six briefs lancés la même semaine avancent en parallèle plutôt qu'en file d'attente.
Combien ça coûte ?
Sourcing, mise en concurrence, négociation, contractualisation et gestion des paiements ne sont pas facturés. Nous sommes rémunérés par les prestataires, à un niveau partagé en toute transparence, et cela ne peut pas être répercuté sur votre prix. Seule la coordination de la production fait l'objet de frais de service, décidés événement par événement et jamais imposés.
Envoyez-nous le brief qui vous fait peur.
Pas le plus simple : le plus contraint. Trois sites de départ, une date impossible, un budget serré, un sponsor exigeant. C'est sur ce genre de dossier qu'il faut nous juger, et vous verrez le résultat sous 48 heures, sans engagement.