Tu trabajo no es perseguir hoteles para obtener respuestas.
Sabes diseñar un evento, gestionar a un patrocinador y crear una experiencia. Lo que no tienes es tiempo para buscar disponibilidad, unificar doce presupuestos en PDF y perseguir señales. Naboo se encarga de esa capa. Tú te quedas con todo lo demás.
Lo que cambia con un equipo de sourcing dedicado
para recibir opciones buscadas, con precio y negociadas
proveedores en catálogo, más búsqueda a medida
de comisión por sourcing, da igual cuántas vueltas necesites
equipos locales en cada mercado donde produces
Te pagan por diseñar. Te pasas los días buscando.
La parte del trabajo que crea valor (el concepto, la escaleta, la experiencia de los asistentes, la relación con el patrocinador) es la que menos tiempo recibe, porque la logística previa se lo come.
| Today | Share of time |
|---|---|
| Venue research | 26% · imposed time |
| Follow ups and quotes | 20% · imposed time |
| Negotiation | 16% · imposed time |
| Admin and invoices | 14% · imposed time |
| Design and event day | 24% · useful time |
| With Naboo | Share of time |
|---|---|
| Brief and decisions | 14% · imposed time |
| Design, experience, production, event day | 86% · useful time |
Imposed time: sourcing, follow ups, admin · Useful time: what you were hired for. Indicative split, yours varies by format.
Dejémoslo claro desde el principio: no ocupamos tu lugar.
Es la primera duda que plantean los event managers cuando se les propone un socio de sourcing. Así funciona el reparto en realidad.
| You keep: the part where your value shows | You delegate: the part that steals your weeks |
|---|---|
| The concept and the creative direction | Venue research and qualification |
| The run of show and the attendee experience | Availability requests and follow ups |
| The final choice of venue and suppliers | Running competition and negotiation |
| Budget arbitration | Harmonising quotes into a comparable format |
| The relationship with the sponsor and stakeholders | Reviewing terms and cancellation clauses |
| Production on the day, if you want it | Contracting with every supplier |
| Your long standing suppliers, if you value them | Deposits, payments and invoices |
Un briefing exigente merece algo mejor que una lista de tres hoteles.
No buscas una sala para 80 personas. Buscas un espacio que transmita el sentido del evento, a la distancia adecuada, con la sala plenaria correcta y zonas exteriores que se puedan usar en septiembre.
Criterios que ningún filtro recoge
Tiempo de desplazamiento desde varias sedes, configuración de las salas, capacidad para grupos de trabajo, accesibilidad, el ambiente que buscas, el carácter del espacio: esos criterios marcan la diferencia y forman parte de la búsqueda.
Fuera de catálogo cuando hace falta
Si el espacio que necesitas no está en el catálogo, lo buscamos y lo contratamos por ti, sin coste. Tus proveedores de confianza también pueden incorporarse para que sigas trabajando con ellos.
Donde no tienes red
Un seminario en Lisboa, un incentivo en Marrakech, un kick-off en Singapur: tu contacto habitual se apoya en equipos locales que conocen los espacios, los precios reales y las fechas que conviene evitar.
Presupuestos comparables
Cada opción llega en el mismo formato, línea a línea, con la tarifa inicial del proveedor y la tarifa conseguida. Se acabaron las tablas comparativas rehechas a mano en cada proyecto.
Una estimación de presupuesto creíble, rápido
Antes incluso de empezar la búsqueda, tienes un orden de magnitud basado en presupuestos reales y en la temporada del destino. Suficiente para cerrar una decisión interna sin comprometerte a nada.
Tantas vueltas como haga falta
El briefing evoluciona, el patrocinador cambia de opinión, la fecha se mueve: volvemos a empezar. El sourcing no se factura por búsqueda, así que nadie cuenta las idas y venidas.
Tú negocias solo, una vez. Nosotros negociamos cada día, en todas partes.
La relación de fuerzas no es la misma cuando la conversación se apoya en volumen anual y en acuerdos marco ya firmados con cadenas hoteleras y espacios.
Nunca tienes un solo evento en marcha.
Cada proyecto tiene su propio espacio, su hilo y su historial. Pasas de uno a otro sin reabrir doce cadenas de correos.
Un espacio por evento
Estado, opciones activas, presupuestos, conversaciones, documentos: todo queda vinculado al proyecto y sigue accesible después.
Un hilo por opción
Haces tus preguntas espacio por espacio, con fotos y planos adjuntos, en lugar de en un único hilo donde todo se mezcla.
Compártelo con tus stakeholders
Invita a un compañero o a tu patrocinador al proyecto, o exporta un resumen en PDF que puedes presentar tal cual en un comité de dirección.
Un historial que puedes usar
Lo que pagaste el año pasado, en qué espacio, con qué valoración de los asistentes: la memoria del puesto ya no vive en tus carpetas personales.
Hasta dónde llegamos lo decides tú.
Algunos event managers solo quieren el sourcing y luego toman el relevo. Otros delegan la coordinación para centrarse en el contenido. Las dos opciones funcionan, y se elige evento a evento.
La app para asistentes
Cada asistente tiene su propio espacio: invitación y respuesta, preferencias alimentarias y necesidades de accesibilidad, programa hora a hora, información del espacio, número de habitación, documentos de viaje. Las actualizaciones se envían automáticamente.
Rooming list y necesidades alimentarias recogidas en origen y transmitidas a los proveedores.
Seguimiento de respuestas en tiempo real, sin perseguir a nadie a mano.
Un cambio de horario notificado a todos, sin pasar por ti.
Lo necesario para defender tu trabajo, con cifras.
La parte que más se sacrifica por falta de tiempo, y sin embargo la que asegura el presupuesto del año que viene.
Valoración de los asistentes
Una encuesta de satisfacción después de cada evento, consolidada por espacio y por formato. Un argumento concreto cuando tienes que justificar una elección o descartarla.
Conciliación del presupuesto
Presupuesto previsto, presupuesto negociado, presupuesto real, línea a línea, en una sola factura. El cierre financiero ya no espera a seis facturas de proveedores.
Huella de carbono
Calculada a nivel de evento, con la proporción de proveedores certificados. Útil para tus compromisos internos y para el reporting del grupo.
Lo primero que nos preguntan los event managers.
¿No me vais a proponer los mismos espacios que a todo el mundo?
El catálogo no hace el sourcing: ahorra tiempo en la primera criba. Lo que separa una buena propuesta de una lista genérica es el briefing, y el hecho de que una persona lo trabaje contigo antes de buscar. Si ninguna opción te convence, volvemos a empezar. Y si tienes una corazonada sobre un espacio concreto, dilo: iremos a por él, esté o no en catálogo.
Ya trabajo con proveedores que me encantan. ¿Tengo que renunciar a ellos?
No, y a menudo es al revés: tus socios de siempre pueden incorporarse para que sigas trabajando con ellos mientras contratos, pagos y facturas se centralizan. Con proveedores que ya has negociado, nuestro valor no está en el precio sino en la gestión que te quitamos de encima.
Mis eventos son a medida. Eso no cabe en una plataforma.
La plataforma centraliza presupuestos, conversaciones y documentos, no estandariza tu evento. El trabajo lo siguen llevando personas, y el briefing puede ser tan específico como haga falta. El límite, con sinceridad: el diseño de stands y la producción de ferias no son nuestro negocio principal. Para esos formatos, un socio especializado encaja mejor.
¿Cuántos contactos voy a tener?
Un responsable de sourcing y negociación, tu contacto principal, la persona que acaba conociendo tus exigencias y tus formatos. En los eventos coordinados se suma un jefe de proyecto para la producción: dos perfiles distintos, separados a propósito. Procuramos mantener a las mismas personas de un evento al siguiente.
¿Y cuando todo llega a la vez?
Justo ahí es donde cuenta el apoyo: septiembre, fin de año, temporada de kick-offs. La capacidad de sourcing no depende de tu agenda, así que seis briefings lanzados la misma semana avanzan en paralelo, no en cola.
¿Cuánto cuesta?
Sourcing, concurso, negociación, contratación y gestión de pagos no se facturan. Nos pagan los proveedores, en un nivel que compartimos con transparencia, y no puede sumarse a tu precio. Solo la coordinación de la producción lleva una tarifa de servicio, decidida evento a evento y nunca impuesta.
Envíanos el briefing que te da pereza.
No el fácil: el más complicado. Tres sedes de salida, una fecha imposible, un presupuesto ajustado, un patrocinador exigente. Con ese tipo de proyecto hay que juzgarnos, y verás el resultado en 48 horas, sin compromiso.