Comment organiser un hackathon : ce que notre premier hackathon nous a appris

L'an dernier, à l'approche d'Halloween, notre CTO Jean-Louis est venu me voir avec une demande simple et bien placée pour la saison : organiser un hackathon, le premier de l'histoire de Naboo.

L'idée a été adoptée immédiatement. Nous allions parler d'intelligence artificielle au moment de l'année où l'on joue avec la peur, les monstres et ce qui se cache dans l'ombre. À ce moment-là, l'IA gardait encore cette image pour certains de nos collaborateurs. Tout le monde en parlait. Certains l'utilisaient déjà chaque jour. D'autres la voyaient avancer vite, sans savoir clairement ce que cela changerait dans leur travail.

Au lieu d'ajouter une prise de parole de plus pour expliquer pourquoi il fallait s'y intéresser, nous avons choisi l'approche inverse : arrêter d'en parler quelques jours et construire avec.

Trois jours. Sept équipes. Des développeurs sur des sujets concrets du Marketing, des Sales, de la Finance, de la Supply et des autres équipes de Naboo. Une consigne nette : repérer ce que leurs collègues détestaient faire, puis le faire disparaître.

C'est ainsi que le hackathon a démarré.

Vous voulez voir l'ambiance ? Regardez le film de ces trois jours sur notre chaîne YouTube : Hackathon Naboo 2025.

L'IA sort du seul cadre technique

À l'ère de l'IA, chaque entreprise traverse un changement dont l'ampleur reste difficile à mesurer. On est plus proche du passage de la machine à écrire à l'ordinateur personnel que d'une simple mise à jour logicielle, sauf que cette fois, le changement ne prend pas vingt ans. Dans certains cas, quelques mois suffisent pour qu'une façon de travailler qui semblait normale paraisse déjà dépassée.

Ce qui était autrefois un sujet pour les équipes techniques est devenu une question de productivité, d'organisation et de culture d'entreprise. Avec l'arrivée des agents, il ne suffit plus de demander aux collaborateurs d'utiliser ChatGPT ou un autre outil. Il faut regarder le travail lui-même et se demander ce qui mérite encore d'être fait à la main, ce qui doit disparaître, et où les personnes apportent vraiment de la valeur.

Jean-Louis n'est donc pas venu me voir avec une idée d'Halloween. Il est venu avec un problème.

"On parle beaucoup d'IA, et on pense vraiment que cela peut être une solution pour nous, parce que nous avons une activité très chronophage."

Jean-Louis Villeminot, CTO chez Naboo

Naboo voulait accélérer l'adoption de l'IA et devenir une entreprise nativement IA. Derrière cet objectif, il y en avait un autre, tout aussi important pour moi : remettre l'équipe tech au centre de l'entreprise et la faire travailler directement avec les équipes métier.

Quand une entreprise grandit vite, les services construisent leurs propres murs. Les Sales connaissent des irritants que les développeurs ne voient jamais. La Finance peut passer des heures sur un process manuel que personne d'autre ne remarque. Le Marketing met en place ses propres contournements pour gérer une tâche répétitive. Et parfois, à quelques mètres de là, quelqu'un sait déjà comment automatiser la moitié du problème.

Le hackathon a été pensé pour faire tomber ces murs pendant 72 heures.

Une équipe tech, un service, un problème à résoudre

Nous avons réparti l'équipe tech en sept groupes, chacun rattaché à une fonction de Naboo. La règle était claire : comprendre le quotidien de cette équipe, repérer une vraie source de friction, puis construire en trois jours une solution que toute l'entreprise pourrait découvrir en démo.

Lucien a posé le cadre très simplement pendant l'événement:

"Toutes les équipes sont liées à un aspect du travail ici, et toutes les équipes testent de nouvelles solutions d'IA pour apporter leur créativité, pour apporter de nouvelles solutions à leurs équipes."

Lucien Bredin, CPMO chez Naboo

Avant d'écrire une ligne de code, nous avons commencé par écouter.

La première matinée s'est déroulée autour du petit-déjeuner, en discussion avec les équipes métier. Qu'est-ce qui vous prend du temps chaque jour ? Qu'est-ce que vous faites encore à la main ? Quelle tâche vous fait lever les yeux au ciel quand elle arrive sur votre bureau ? Où se trouvent les allers-retours inutiles ? Qu'est-ce qui crée de la friction entre deux services ?

Ces questions sont moins spectaculaires que demander ce qu'on pourrait inventer avec l'intelligence artificielle, mais elles mènent à de meilleurs produits.

Nous ne voulions pas partir d'une technologie impressionnante puis chercher à quoi elle pourrait servir. Nous voulions partir d'un vrai point de douleur, quelque chose de simple et de quotidien, parfois si ancien que plus personne ne pense à le remettre en question.

C'est aussi là que le hackathon a produit quelque chose que je n'avais pas prévu : pendant trois jours, la Tech est devenue le centre de gravité de l'entreprise.

"On a vraiment le sentiment d'être la priorité de l'entreprise pendant ces trois jours. On peut poser n'importe quelle question à n'importe qui, à n'importe quel moment."

Alice, Développeuse chez Naboo

Puis le chrono a démarré.

Et soudain, nos développeurs sont devenus aussi compétitifs que notre équipe Sales

On imagine souvent les équipes tech plus calmes, plus rationnelles, et moins attirées par la compétition.

Donnez-leur 72 heures, un trophée et six équipes rivales, et cette idée disparaît vite.

Une fois les problèmes posés, le bureau s'est transformé en atelier sans pause. On construisait, on testait, on supprimait, on recommençait. Une fonctionnalité imaginée le matin pouvait disparaître l'après-midi. Une idée jugée secondaire pouvait devenir le cœur du projet quelques heures plus tard.

À mesure que le gong final approchait, l'ambiance changeait aussi.

"On ne veut pas rester au même niveau, on essaie toujours d'aller plus loin."

Basile, Senior Developer chez Naboo

C'est ce que j'aime dans la compétition quand elle est bien utilisée. Elle fait ressortir une énergie qu'un simple objectif dans Notion ne fait jamais apparaître. D'abord, on veut finir. Ensuite, on veut faire mieux. Puis on voit ce que l'équipe d'à côté construit et, d'un coup, on a envie de gagner.

Le hackathon avait trouvé son rythme.

Notre mission était de faire tourner l'événement pendant trois jours.

Si vous voulez que les gens restent, donnez-leur envie de rester

Demander à des employés de travailler intensément pendant 72 heures est simple sur une slide. Les faire rester au bureau une fois la journée terminée, c'est une autre histoire.

C'est là que le Field Marketing est intervenu.

Notre rôle ne se limitait pas à gérer un planning, commander les repas et installer quelques tables. Nous devions faire du bureau un lieu où les gens avaient envie de passer ces trois jours, même s'ils n'étaient pas développeurs.

L'enjeu était encore plus net dans un contexte où une grande partie de nos habitudes de travail s'étaient construites à distance.

"Dans un monde où le remote est devenu le quotidien, c'est incroyable de voir nos équipes se retrouver pour la première fois."

Maxime Eduardo, CEO at Naboo

Nous avons consacré une part importante du budget au lieu. Et quand je parle de décorations d'Halloween, je ne parle pas de trois citrouilles en plastique, de deux toiles d'araignée achetées la veille et d'une lumière orange à l'entrée.

Si nous voulions que les employés vivent ces trois jours comme quelque chose de différent, il fallait commencer par rendre le décor différent.

Avec les équipes de scénographie et de décoration avec lesquelles nous travaillons aussi sur les événements Naboo Agency, le bureau a pris une autre allure. Le matin, vous deviez entrer dans un lieu où vous travaillez toute l'année et, pendant quelques secondes, avoir l'impression d'être ailleurs.

Depuis, cette idée s'est confirmée : le décor donne aux gens la permission de changer de posture. Un bureau qui ressemble exactement à celui de la veille ramène tout le monde aux habitudes de la veille.

La direction artistique fait partie de l'événement

Nous avons poussé cette logique jusqu'à une identité complète pour le hackathon : « Hackathon Naboo 2025: Where AI meets human brain ».

Halloween a donné le cadre. Des petits monstres, un univers propre à l'événement, des couleurs, puis une identité différente pour chaque équipe. Naboo Studio a conçu les logos, les drapeaux, les supports, le merch et tout ce qui a permis à chaque groupe de se voir comme un camp.

Les espaces du bureau ont été délimités, les couleurs et les néons rendaient les équipes faciles à distinguer, les T-shirts et les casquettes prolongeaient leurs identités, et les trois jours de travail prenaient peu à peu la forme d'un vrai événement.

Dans les événements internes, ce point est encore trop souvent sous-estimé. La direction artistique n'est pas une couche ajoutée à la fin. C'est elle qui donne sa forme au souvenir.

Nous ne voulions donc pas simplement mettre un logo sur un T-shirt.

Nous voulions créer un univers assez cohérent pour que, des mois plus tard, une seule image ramène encore les participants à ces trois jours.

Ne laissez pas la Tech seule dans le noir

Un décor soigné ne sert à rien si, à 19 h, le bureau se vide et que quinze développeurs se retrouvent à manger froid devant leurs écrans.

Nous voulions que le hackathon appartienne à toute l'entreprise dès le départ.

Nous avons donc donné aux gens des raisons de rester même quand ils ne travaillaient pas directement sur un projet : baby-foot géant, ping-pong, fléchettes, Jenga, Puissance 4, consoles, buffets, une soirée sushi, une soirée quiz et des jeux vidéo. Le but n'était pas de remplir le programme. Il s'agissait de faire du bureau un lieu qu'on utilise pendant quelques jours, pas seulement un lieu de passage.

Les commerciaux pouvaient passer voir leur équipe tech. Les membres de la finance pouvaient revenir pour parler d'une fonctionnalité. Quelqu'un pouvait rester dîner, jouer vingt minutes, puis revenir voir où en était le projet de son service.

À ce moment-là, le hackathon a cessé de ressembler à un événement Tech.

"Il n'y a pas de règles, et c'est ce que j'adore ! Je vois des commerciaux, des personnes des RH, des personnes de la finance aller voir leur équipe tech, leur donner des idées, partager des choses, découvrir ce que l'équipe tech a fait."

Maxime Eduardo, CEO at Naboo

Le fait d'avoir des gens autour des équipes change aussi la façon dont le travail est perçu. Les développeurs ne construisent plus quelque chose qui restera trois mois dans une roadmap avant que quelqu'un en parle. Les personnes qui utiliseront la solution sont à quelques mètres, elles voient le projet prendre forme et réagissent tout de suite.

Jérôme, développeur senior, l'a dit très simplement:

"Ils travaillent comme si ce n'était pas seulement un job, mais quelque chose de plus grand."

Jérôme, Senior Developer at Naboo

Comment gagne-t-on ?

Une compétition doit répondre vite à une question simple : comment gagne-t-on ?

Si les gens ne peuvent pas expliquer les règles en quelques secondes, le format est trop compliqué.

Pour nous, la règle était claire. Chaque équipe disposait de 72 heures pour construire la solution la plus solide afin d'améliorer le quotidien du service auquel elle était associée.

Le dernier jour, les équipes ont présenté leur projet en direct devant un jury d'experts du secteur. Il devait fonctionner, et résoudre un problème assez important pour mériter une suite après l'événement.

Le prix devait aussi donner envie d'aller jusqu'au bout : une nuit dans l'un de nos hôtels partenaires, des trophées, du merch, et la reconnaissance qui accompagne une bonne démo devant toute l'entreprise.

Puis arrive le moment que tous ceux qui ont déjà participé à un hackathon connaissent bien. Le temps file. Une fonctionnalité casse. Quelqu'un veut ajouter une dernière chose. La démo a tenu pendant trois heures, puis s'arrête de fonctionner quinze minutes avant de monter sur scène.

Au milieu de tout ça, l'équipe d'à côté a l'air calme. C'est souvent le signe le plus inquiétant.

"L'équipe tech est très ambitieuse : on veut construire des choses, et on veut les construire vite."

Jean-Louis Villeminot, CTO at Naboo

Puis Jean-Louis sonne le gong final.

On arrête de construire.

On commence à montrer.

Un hackathon réussi ne doit pas mourir le lundi matin

C'est le point qui compte le plus pour moi.

On aurait pu se contenter d'un bon événement interne : trois jours d'intensité, une belle vidéo, quelques photos, un trophée sur une étagère, puis cinq repositories que plus personne n'ouvre.

Ce n'était pas l'objectif.

Avant même le lancement, Lucien a posé une règle simple:

"Le hackathon est vraiment utile parce qu'on va intégrer à notre roadmap les projets les plus cool et les plus réussis de ce hackathon."

Lucien Bredin, CPMO at Naboo

La différence est là : un hackathon qui ressemble à un exercice d'un côté, un hackathon qui modifie la manière dont une entreprise travaille de l'autre.

À la cérémonie de clôture, plusieurs projets étaient déjà allés bien plus loin que les petits prototypes attendus au lancement.

"Pour notre premier hackathon, nos équipes ont livré des projets IA qui allaient bien au-delà de tout ce qu'on attendait."

Maxime Eduardo, CEO at Naboo

Une équipe a construit une solution qui automatise la saisie des informations d'événement dans notre outil interne. Une autre a analysé les briefs clients pour que les équipes commerciales préparent des propositions plus vite. Une troisième a travaillé sur les données financières et a proposé des actions prioritaires, dont l'automatisation de certains paiements.

D'autres idées nées pendant ces trois jours ont alimenté les étapes suivantes de notre travail sur l'IA, surtout côté Sales, Marketing, et dans les frictions entre Finance et les organisateurs d'événements.

Tout n'était pas destiné à devenir un produit. Et c'est très bien ainsi.

Un hackathon, c'est aussi accepter de construire des choses qui échouent.

Mais au lieu de passer quatre semaines en réunions pour découvrir qu'une idée est faible, on peut le voir en trois jours, avec quelque chose de réel sous les yeux.

Et si le meilleur produit IA était celui qu'on ne voit plus ?

Avec le recul, c'est la leçon du hackathon qui m'est restée le plus.

Nous voulions accélérer l'usage de l'intelligence artificielle dans toute l'entreprise. On aurait donc pu s'attendre à ce que les projets les plus forts soient ceux où l'IA était la plus visible.

Le travail sur les vrais problèmes des équipes nous a montré autre chose.

Être AI native ne veut pas dire mettre un bouton "AI" partout.

Souvent, la meilleure façon d'utiliser l'IA, c'est de la faire disparaître.

Quand un outil enlève une tâche ingrate, réduit cinq échanges à un seul, ou supprime vingt minutes de saisie manuelle, les utilisateurs n'ont pas besoin d'une visite des coulisses. Ils ont juste besoin de sentir que leur travail est plus léger et plus rapide.

Cette idée est devenue centrale dans notre façon de penser Naboo.

Maxime l'a dit clairement à la fin du hackathon:

"L'IA change tout, donc nous voulons maintenant changer la façon dont les gens ici pensent l'IA, et la façon dont ils l'utilisent, comme une réponse à tous les problèmes qu'ils peuvent avoir."

Maxime Eduardo, CEO at Naboo

Au final, on est revenus au monstre sous le lit du début.

Pour rendre l'IA moins intimidante, il n'a pas fallu l'expliquer pendant trois heures.

Il a fallu la mettre au grand jour, lui donner un vrai problème, et montrer ce qu'elle pouvait enlever du côté pénible d'une journée de travail.

Alice l'a dit le mieux:

"C'est très satisfaisant de voir que notre travail est si utile."

Alice, Developer at Naboo

Et le ROI ne s'est pas arrêté aux produits

Il y avait un autre résultat que nous espérions, sans savoir à quel point il serait grand : le hackathon a suscité de l'intérêt bien au-delà des participants.

Des talents ont commencé à s'intéresser à Naboo après avoir vu les équipes à l'oeuvre. Des investisseurs et des personnes de notre réseau sont passés pour voir ce qui se passait. Pendant quelques jours, notre culture interne, d'ordinaire invisible de l'extérieur, est devenue quelque chose que l'on pouvait observer en direct.

C'est là que le retour sur investissement de ce type d'événement devient plus simple à mesurer. Le même budget permet d'accélérer l'adoption de la technologie, de rapprocher des équipes qui ne travaillent pas assez ensemble, de tester des produits, de renforcer la marque employeur, de produire du contenu et de rendre la culture de l'entreprise concrète.

Peu d'événements internes touchent autant d'objectifs à la fois.

Pourquoi je pense que plus d'entreprises devraient organiser un hackathon

Toutes les entreprises n'ont pas besoin de reproduire ce que nous avons fait chez Naboo. Vous n'avez pas besoin de trois jours complets, de sept équipes, d'un décor travaillé ou d'un bureau rempli de lumières néon pour que l'idée fonctionne.

Le principe d'un hackathon est plus simple qu'on ne le dit.

Rassemblez des personnes qui ne travaillent pas assez ensemble. Donnez-leur un vrai problème, assez d'espace pour sortir du cadre habituel, et une échéance assez courte pour éviter que le travail ne se perde dans les réunions.

Puis laissez-les construire.

En quelques jours, les équipes métier doivent expliquer leurs problèmes clairement. La tech doit comprendre avant de construire. Les idées se confrontent vite à la réalité. Les gens voient aussi, souvent pour la première fois, ce que font vraiment les collègues à quelques mètres de là.

C'est pourquoi, malgré le décor, les goodies, les jeux, les soirées et les prix, la partie la plus importante de notre hackathon était la plus simple : pendant trois jours, des personnes habituées à travailler côte à côte ont commencé à travailler ensemble.

Le reste était là pour leur donner envie de tout donner.