De beste executive retreats

Richt u op een paar beslissingen die aandacht van het topmanagement vragen, in plaats van op een lange lijst onderwerpen. Stem de doelen vooraf af met de deelnemers en geef elke sessie een duidelijk resultaat. Laat ruimte voor gesprekken en wandelingen, want veel nuttige discussies vinden buiten het formele programma plaats. Sluit af met een korte lijst met acties en eigenaren.

Retreats voor het topmanagement werken meestal het best met een kleine groep, vaak 8 tot 20 personen, zodat iedereen kan bijdragen. De meeste duren een tot drie dagen. Eén dag past bij één onderwerp, twee of drie dagen geven ruimte voor strategie, open discussie en wat tijd samen. Houd rekening met reistijd heen en terug en geef het aantal deelnemers vroeg door aan de locatie.

Denk eerst aan de reistijd en daarna aan privacy. Een locatie buiten de stad, of een locatie die een privézaal of het hele pand kan bieden, houdt mensen geconcentreerd en voorkomt toevallige ontmoetingen met buitenstaanders. Vraag naar vertrouwelijkheid, hoe maaltijden worden geserveerd en waar dringende telefoontjes gepleegd kunnen worden, zodat de hoofdsessies ongestoord blijven.

Het helpt wanneer de onderwerpen gevoelig liggen of de groep zo senior is dat niemand zelf de discussie wil leiden. Een neutrale facilitator bewaakt de tijd, haalt stillere stemmen naar voren en laat de leidinggevenden als deelnemers meedoen. Voor een eenvoudige planningsdag kan een interne voorzitter volstaan. Beslis vroeg en informeer de facilitator over de doelen.